En regnskapstransaksjon er en forretningsbegivenhet som har en økonomisk innvirkning på regnskapet til en virksomhet. Det er registrert i virksomhetens regnskap. Eksempler på regnskapstransaksjoner er:
Salg i kontanter til en kunde
Salg på kreditt til en kunde
Motta kontanter som betaling av en faktura som kunden skylder
Kjøp anleggsmidler fra en leverandør
Registrer avskrivningene av et anleggsmiddel over tid
Kjøp forbruksvarer fra en leverandør
Investering i en annen virksomhet
Investering i omsettelige verdipapirer
Engasjere seg i en hekk for å dempe effekten av en ugunstig prisendring
Lån midler fra en utlåner
Gi utbytte til investorer
Salg av eiendeler til tredjepart
Det kan også være falske regnskapstransaksjoner som i hovedsak utgjøres av ledelsen eller regnskapspersonalet. Disse transaksjonene kan unngås ved bruk av et omfattende kontrollsystem.
Hver regnskapstransaksjon må følge forskriftene til regnskapsligningen, som sier at enhver transaksjon må resultere i eiendeler som tilsvarer gjeld pluss egenkapitalen. For eksempel:
Et salg til en kunde resulterer i økning i kundefordringer (eiendel) og økning i inntekter (øker indirekte egenkapitalen indirekte).
Et kjøp fra en leverandør resulterer i økte utgifter (reduserer indirekte egenkapitalen) og en reduksjon i kontanter (aktiva).
En mottakelse av kontanter fra en kunde resulterer i en økning i kontanter (aktiva) og en reduksjon i kundefordringer (eiendel).
Lån av midler fra en utlåner resulterer i en økning i kontanter (aktiva) og en økning i betalbare lån (gjeld).
Dermed resulterer hver regnskapstransaksjon i en balansert regnskapsligning.
Regnskapstransaksjoner blir enten direkte eller indirekte registrert med en journalføring. Den indirekte variasjonen opprettes når du bruker en modul i regnskapsprogramvaren til å registrere en transaksjon, og modulen oppretter journaloppføringen for deg. For eksempel vil faktureringsmodulen i regnskapsprogramvaren belaste kundekontoen og kreditere inntektskontoen hver gang du oppretter en kundefaktura.
Hvis en journaloppføring opprettes direkte i et manuelt regnskapssystem, må du kontrollere at summen av alle belastninger er lik summen av alle kreditter, ellers vil transaksjonen være ubalansert, noe som gjør det umulig å opprette regnskap. Hvis en journaloppføring opprettes direkte i en regnskapsprogramvare, vil programvaren nekte å godta oppføringen med mindre debeting er lik kreditt.
