Hovedboka er hovedkontoen med kontoer som samler alle transaksjoner som er registrert for en bedrift. Når en person avstemmer hovedboken, betyr det vanligvis at individuelle kontoer i hovedboken blir gjennomgått for å sikre at kildedokumentene samsvarer med saldoen som vises i hver konto. Avstemmingsprosessen er en vanlig aktivitet like før revisorene ankom til den årlige revisjonen, for å sikre at regnskapsregistrene er i perfekt stand.
Avstemmingsprosessen på kontonivå består vanligvis av følgende trinn:
Begynnende etterforskning av saldo . Match startbalansen på kontoen til sluttavstemmingsdetaljen fra forrige periode. Hvis beløpene ikke stemmer overens, undersøk årsaken til avviket i forrige periode. Hvis kontoen ikke har blitt avstemt på en stund, er det mulig at feilen ligger flere perioder tidligere.
Gjeldende periode etterforskning . Match transaksjonene som er rapportert på kontoen i løpet av perioden med de underliggende transaksjonene, og juster etter behov.
Justeringer gjennomgang . Gjennomgå alle justeringsjournaloppføringer som er registrert på kontoen i løpet av passende tidsperiode, og juster etter behov.
Gjennomgang av reversering . Forsikre deg om at alle journaloppføringer som skulle ha reversert i løpet av perioden, er reversert.
Avslutter balansegjennomgang . Kontroller at sluttdetaljene for kontoen samsvarer med sluttsaldoen.
Konseptet med å avstemme hovedboken kan også referere til å undersøke hovedboken som helhet for å sikre at alle kontoer blir samlet inn i regnskapet. Denne forsoningsprosessen innebærer følgende trinn:
Oppsummer avslutningssaldoer i alle inntektskontoer og kontroller at det samlede beløpet samsvarer med inntektssummen i resultatregnskapet.
Oppsummer avslutningssaldoer i alle utgiftskontoer og kontroller at det samlede beløpet samsvarer med utgiftssummen i resultatregnskapet. Dette kan gjennomføres på det individuelle utgiftslinjenivået i resultatregnskapet.
Oppsummer alle eiendel-, gjelds- og egenkapitalkontoer, og kontroller at de samlede beløpene samsvarer med de respektive linjepostene i balansen.
Å avstemme hovedboken kan også bety etterforskning av en ubalansert hovedbok, det vil si når summen av alle belastninger ikke samsvarer med summen av alle kreditter i prøvebalansen. Denne prosessen innebærer å undersøke debet- og kredittotaler på det enkelte kontonivå for å se hvilken konto som inneholder de uoverensstemmende debetene og kredittene.
