Det forskuddsbetales når et selgende selskap mottar betaling fra en kjøper før selgeren har sendt varer eller levert tjenester til kjøperen. Forskuddsbetaling kan skje under tre omstendigheter:
En kjøper ønsker foretrukket behandling for en ordre
Selgeren nekter å gi kreditt til en kjøper
Kjøperen er på kontantbasis for regnskap og ønsker å registrere en utgift tidlig ved å betale tidlig
Regnskap for forskuddsbetalinger
Vi vil behandle regnskapsføringen av forskuddsbetaling fra både kjøperens og selgers perspektiv.
Kjøpers perspektiv . Fra kjøperens perspektiv blir en forskuddsbetaling registrert som en belastning på den forhåndsbetalte utgiftskontoen og en kreditt til kontantkontoen. Når den forhåndsbetalte varen til slutt forbrukes, blir en relevant utgiftskonto belastet og den forhåndsbetalte utgiftskontoen kreditert. Kjøpere kan overforbruke den forhåndsbetalte utgiftskontoen, noe som resulterer i sporing av et stort antall små forhåndsbetalte varer. For å unngå kostnadene ved å spore for mange varer, bør forskuddsbetaling bare brukes hvis en forskuddsbetaling overstiger et visst minimumsbeløp. alle andre utgifter skal belastes utgiftene, selv om de ennå ikke er brukt.
Selgerperspektiv . Fra selgerens perspektiv blir en forskuddsbetaling registrert som en kreditt til en forpliktelseskonto for forskuddsbetalinger, og en belastning på kontantkontoen. Når den forhåndsbetalte kundeordren til slutt blir sendt, belastes forskuddsbetalingskontoen og den relevante inntektskontoen blir kreditert. Det har en tendens til å være få forskuddsbetalinger, så disse elementene spores relativt enkelt.
Kort fortalt blir en forskuddsbetaling registrert som en eiendel av en kjøper, og som en forpliktelse av en selger. Disse postene blir vanligvis oppgitt som omløpsmidler og kortsiktig gjeld i henholdsvis hver parts balanse, siden de vanligvis løses innen ett år.
For eksempel betaler et selskap $ 12 000 på forhånd for internettannonsering som vil strekke seg gjennom et helt år. Selskapet belaster først hele beløpet til den forhåndsbetalte utgiftskontoen, og belaster deretter $ 1000 av det til reklameutgiftskontoen i hver påfølgende måned, for å gjenspeile bruken av utgiftene. Den forskuddsbetalte eiendelen er eliminert innen utgangen av året.
Som et annet eksempel mottar et snøpløyingsfirma en forskuddsbetaling på $ 10.000 fra en kunde i bytte for å brøyte parkeringsplassen sin de neste fire månedene. Pløyingselskapet registrerer innledningsvis kvitteringen som en forpliktelse, og skifter deretter beløpet på en rimelig måte til en inntektskonto med en hastighet på $ 2500 per måned i hver av de neste fire månedene.
