Regnskapsføring av leverandørgjeld innebærer registrering og betaling av gjeld. Dette er det primære funksjonsområdet der en virksomhet registrerer utgifter og betaler andre parter. De viktigste regnskapsoppgavene som skal betales, er som følger:
- Bekreftelse av faktura . Det første trinnet i regnskapsføring av leverandørgjeld er å sikre at alle innkommende fakturaer fra leverandører er gyldige. Det er to måter å gjøre det på. Et alternativ er å la en autorisert ansatt godkjenne hver faktura. Det andre alternativet er å sammenligne informasjonen på hver faktura med den autoriserende innkjøpsordren og mottaksdokumentasjonen, som kalles treveis matching. Siden begge alternativene er arbeidskrevende, er det vanlig å ikke bekrefte fakturaer som har små dollartotaler.
- Fakturaopptak . Når en faktura er bekreftet, legger regnskapsføreren inn det skyldige beløpet i programvaren. Den oppgitte informasjonen inkluderer leverandørnavn, fakturadato og fakturabeløp. Den relaterte regnskapsoppføringen generert av regnskapsprogramvaren er alltid en kreditt til leverandørens konto. Motregning av belastning kan enten være på en utgiftskonto eller aktivakonto.
- Faktura betaling . Når en faktura forfaller til betaling, setter regnskapsføreren den opp for betaling gjennom regnskapsprogramvaren. Dette betyr vanligvis at et foreløpig sjekkregister kjøres og gjennomgås for å sikre at alle varer som er planlagt for betaling faktisk skal betales. I så fall blir sjekkbeholdningen lagt i en skriver, og sjekkene skrives ut. Støtteinformasjon er knyttet til hver sjekk og deretter videresendt til en sjekkunderskriver, som gjennomgår hver pakke med informasjon for feil og deretter signerer sjekkene. Et alternativ er å sende elektroniske betalinger direkte til leverandørenes bankkontoer. Etter betaling blir all betalingsinformasjon stiftet sammen og arkivert etter leverandørnavn.
Det er flere tilleggsoppgaver involvert i regnskapsføringen av leverandørgjeld, inkludert følgende:
- Jevnlig avstemme kontoen for leverandørgjeld for å sikre at kontosaldoen samsvarer med de faktiske beløpene til leverandører.
- Send 1099 skjemaer til leverandører etter utgangen av kalenderåret, hvis samlede betalinger til dem overstiger et terskelbeløp.
- Kontakt leverandører for å sikre at de har innløst alle sjekker som er sendt til dem; Ellers kan det hende at ikke-kontrollerte sjekkbeløp må sendes til en statlig regjering som uavhentet eiendom.
