Fleksibel budsjettoversikt
Et fleksibelt budsjett tilpasser seg endringer i faktiske inntektsnivåer. Faktiske inntekter eller andre aktivitetstiltak føres inn i det fleksible budsjettet når en regnskapsperiode er fullført, og det genererer et budsjett som er spesifikt for inngangene. Budsjettet blir deretter sammenlignet med faktiske utgifter til kontrollformål. Trinnene som trengs for å lage et fleksibelt budsjett er:
Identifiser alle faste kostnader og adskilt dem i budsjettmodellen.
Bestem i hvilken grad alle variable kostnader endres når aktivitetsmål endres.
Lag budsjettmodellen, der faste kostnader er “hardkodet” inn i modellen, og variable kostnader blir oppgitt som en prosentandel av de aktuelle aktivitetstiltakene eller som en kostnad per aktivitetsmål.
Legg inn faktiske aktivitetsmål i modellen etter at en regnskapsperiode er fullført. Dette oppdaterer de variable kostnadene i det fleksible budsjettet.
Legg inn det resulterende fleksible budsjettet for den fullførte perioden i regnskapssystemet for sammenligning med faktiske utgifter.
Denne tilnærmingen varierer fra det vanligste statiske budsjettet, som ikke inneholder annet enn faste beløp som ikke varierer med faktiske inntektsnivåer. Budsjett versus faktiske rapporter under et fleksibelt budsjett har en tendens til å gi avvik som er mye mer relevante enn de som genereres under et statisk budsjett, siden både budsjetterte og faktiske utgifter er basert på samme aktivitetsmål. Dette betyr at avvikene sannsynligvis vil være mindre enn under et statisk budsjett, og vil også være svært brukbare.
Det kan opprettes et fleksibelt budsjett som varierer i raffinement. Her er flere varianter på konseptet:
Grunnleggende fleksibelt budsjett . På det enkleste endrer det fleksible budsjettet de utgiftene som varierer direkte med inntektene. Det er vanligvis en prosentandel innebygd i modellen som multipliseres med faktiske inntekter for å komme til hvilke utgifter som skal være på et oppgitt inntektsnivå. Når det gjelder kostnadene for solgte varer, kan en kostnad per enhet brukes, i stedet for en prosentandel av salget.
Mellomliggende fleksibelt budsjett . Noen utgifter varierer med andre aktivitetstiltak enn inntekter. For eksempel kan telefonutgifter variere med endringer i antall ansatte. I så fall kan man integrere disse andre aktivitetstiltakene i den fleksible budsjettmodellen.
Avansert fleksibelt budsjett . Utgiftene kan bare variere innenfor visse inntektsområder eller andre aktiviteter; utenfor disse områdene, kan en annen andel av utgiftene gjelde. Et sofistikert fleksibelt budsjett vil endre proporsjonene for disse utgiftene hvis målingene de er basert på overstiger deres målområder.
Kort sagt, et fleksibelt budsjett gir et selskap et verktøy for å sammenligne faktisk til budsjettert ytelse på mange aktivitetsnivåer.
Fordeler med fleksibel budsjettering
Det fleksible budsjettet er et tiltalende konsept. Her er flere fordeler:
Bruk i miljø med variabel kostnad . Det fleksible budsjettet er spesielt nyttig i bedrifter der kostnadene er nøye avstemt med nivået på forretningsaktiviteten, for eksempel et detaljhandelsmiljø der overhead kan skilles og behandles som en fast kostnad, mens varekostnadene er direkte knyttet til inntektene.
Ytelsesmåling . Siden det fleksible budsjettet omstiller seg basert på aktivitetsnivåer, er det et godt verktøy for å evaluere prestasjonen til ledere - budsjettet bør være nøye tilpasset forventningene på et hvilket som helst antall aktivitetsnivå.
Budsjetteringseffektivitet . Fleksibel budsjettering kan brukes til å lettere oppdatere et budsjett som inntekt eller andre aktivitetstall ennå ikke er fullført for. I henhold til denne tilnærmingen gir ledere sin godkjenning for alle faste utgifter, samt variable utgifter som andel av inntektene eller andre aktivitetstiltak. Deretter fullfører budsjetteringsstaben resten av budsjettet, som flyter gjennom formlene i det fleksible budsjettet og endrer automatisk utgiftsnivået.
Disse punktene gjør det fleksible budsjettet til en tiltalende modell for den avanserte budsjettbrukeren. Før du bestemmer deg for å bytte til det fleksible budsjettet, bør du imidlertid vurdere følgende utjevnende problemer.
Ulemper med fleksibel budsjettering
Det fleksible budsjettet ser først ut til å være en utmerket måte å løse mange av vanskelighetene som ligger i et statisk budsjett. Imidlertid er det også en rekke alvorlige problemer med det, som vi tar opp i følgende punkter:
Formulering . Selv om fleksbudsjettet er et godt verktøy, kan det være vanskelig å formulere og administrere. Et problem med formuleringen er at mange kostnader ikke er fullt variable, i stedet for å ha en fast kostnadskomponent som må beregnes og inkluderes i budsjettformelen. Det kan også brukes mye tid på å utvikle kostnadsformler, noe som er mer tid enn det typiske budsjetteringspersonalet har tilgjengelig midt i budsjettprosessen.
Stengningsforsinkelse . Et fleksibelt budsjett kan ikke lastes inn i regnskapsprogramvaren for sammenligning med regnskapet. I stedet må regnskapsføreren vente til en finansiell rapporteringsperiode er fullført, og deretter legge inn inntekter og andre aktivitetstiltak i budsjettmodellen, trekke ut resultatene fra modellen og laste dem inn i regnskapsprogramvaren. Først da er det mulig å utstede regnskap som inneholder budsjett kontra faktisk informasjon, som forsinker utstedelsen av regnskapet.
Inntektssammenligning . I et fleksibelt budsjett er det ingen sammenligning av budsjettert med faktisk inntekt, siden de to tallene er de samme. Modellen er designet for å matche faktiske utgifter til forventede utgifter, ikke for å sammenligne inntektsnivåer. Det er ingen måte å markere om faktiske inntekter er over eller under forventningene.
Anvendbarhet . Noen selskaper har så få variable kostnader av noe slag at det er lite poeng i å lage et fleksibelt budsjett. I stedet har de en enorm mengde faste omkostninger som ikke varierer i respons til noen form for aktivitet. Tenk for eksempel på en nettbutikk som laster ned programvare til sine kunder; det kreves en viss mengde utgifter for å vedlikeholde butikken, og det koster i det vesentlige ingen kostnader for solgte varer, annet enn kredittkortgebyrer. I denne situasjonen nytter det ikke å lage et fleksibelt budsjett, siden det ikke vil variere fra et statisk budsjett.
Kort sagt, et fleksibelt budsjett krever ekstra tid til å konstruere, forsinker utstedelsen av regnskapet, måler ikke inntektsavvik og kan ikke være aktuelt under visse budsjettmodeller. Dette er alvorlige problemer som har en tendens til å begrense bruken.
