Mange organisasjoner utarbeider budsjetter som de bruker som en sammenligningsmetode når de vurderer de faktiske resultatene det neste året. Prosessen med å utarbeide et budsjett bør være sterkt regimentert og følge en fast tidsplan, slik at det fullførte budsjettet er klart til bruk innen begynnelsen av neste regnskapsår. Her er de grunnleggende trinnene du må følge når du utarbeider et budsjett:
Oppdater budsjettforutsetninger . Gjennomgå forutsetningene om selskapets forretningsmiljø som ble lagt til grunn for det siste budsjettet, og oppdater etter behov.
Gjennomgå flaskehalser . Bestem kapasitetsnivået til den primære flaskehalsen som hindrer selskapet i å generere videre salg, og definer hvordan dette vil påvirke eventuell ytterligere vekst i selskapets inntekter.
Tilgjengelig finansiering . Bestem det mest sannsynlige beløpet som vil være tilgjengelig i budsjettperioden, noe som kan begrense vekstplaner.
Trinn koster poeng . Bestem om noen trinnkostnader vil påløpe i det sannsynlige omfanget av forretningsaktivitet i den kommende budsjettperioden, og definer hvor store disse kostnadene og på hvilke aktivitetsnivåer de vil bli påført.
Lag budsjettpakke . Kopier frem de grunnleggende budsjetteringsinstruksjonene fra instruksjonspakken som ble brukt året før. Oppdater det ved å ta med de faktiske utgiftene som er påløpt i inneværende år, og årlig også denne informasjonen for hele inneværende år. Legg til en kommentar til pakken, med informasjon om trinnkostnad, flaskehalser og forventede finansieringsbegrensninger for det kommende budsjettåret.
Utsted budsjettpakke . Utsted budsjettpakken personlig, der det er mulig, og svar på spørsmål fra mottakerne. Oppgi også forfallsdato for første utkast til budsjettpakken.
Få inntektsvarsel . Få inntektsprognosen fra salgssjefen, valider den med konsernsjefen, og fordel den deretter til de andre avdelingslederne. De bruker inntektsinformasjonen som grunnlag for å utvikle egne budsjetter.
Få avdelingsbudsjetter . Få budsjettene fra alle avdelinger, se etter feil, og sammenlign med begrensningene for flaskehals, finansiering og trinnkostnad. Juster budsjettene etter behov.
Få forespørsler om kapitalbudsjett . Valider alle forespørsler om kapitalbudsjett og send dem til toppledelsen med kommentarer og anbefalinger.
Oppdater budsjettmodellen . Skriv inn all budsjettinformasjon i hovedbudsjettmodellen.
Gjennomgå budsjettet . Møt toppledelsen for å gjennomgå budsjettet. Fremhev mulige problemer med begrensninger og eventuelle begrensninger forårsaket av finansieringsproblemer. Legg merke til alle kommentarer fra ledergruppen, og send denne informasjonen tilbake til budsjettoppretterne, med forespørsler om å endre budsjettene.
Behandle budsjettgjentakelser . Spor utestående budsjettendringsforespørsler, og oppdater budsjettmodellen med nye iterasjoner når de kommer.
Gi budsjettet . Lag en bundet versjon av budsjettet og distribuer det til alle autoriserte mottakere.
Last inn budsjettet . Legg budsjettinformasjonen i den økonomiske programvaren, slik at du kan generere budsjett kontra faktiske rapporter.
Antall trinn som er nevnt her kan være for store for en mindre virksomhet, hvor kanskje bare én person er involvert i prosessen. I så fall kan antall trinn komprimeres kraftig, til det punktet hvor det muligens kan utarbeides et foreløpig budsjett på en dag eller to.
