Når en virksomhet pådrar seg en kostnad, reduserer dette resultatet som rapporteres i resultatregnskapet. Imidlertid påvirker påløpet av en kostnad også balansen, det er hvor balansene for alle klasser av eiendeler, forpliktelser og egenkapital rapporteres. Effekten av utgifter på balansen varierer, avhengig av arten til den opprinnelige kostnadstransaksjonen. De mulige variasjonene er:
Leverandørgjeld. De fleste utgiftene blir registrert gjennom leverandørens funksjon når fakturaer mottas fra leverandører. I dette tilfellet økes leverandørgjeldskontoen, mens utgiftsbeløpet reduserer konto for beholdt inntjening. Dermed øker forpliktelsesdelen av balansen, mens egenkapitalandelen avtar.
Påløpte utgifter . Når utgifter påløper, betyr dette at en påløpt gjeldskonto økes, mens utgiftsbeløpet reduserer beholdningen av opptjent inntekt. Dermed øker forpliktelsesdelen av balansen, mens egenkapitalandelen avtar.
Kontant betaling . Når en kostnad blir registrert samtidig som den blir betalt med kontanter, faller kontantkontoen (aktiva), mens kostnadens størrelse reduserer kontoen for beholdt inntjening. Dermed er det motregnet nedgang i aktiva og egenkapitaldelene i balansen.
Reserveendring . Regnskapsavdelingen kan velge å øke størrelsen på en reserve, for eksempel godtgjørelse for tvilsomme kontoer eller akkumulerte avskrivninger. I så fall øker dette en kontrakontokonto (som er en økning i en kredittbalanse) og reduserer mengden tilbakeholdt inntjening (som er en belastningstransaksjon). Effektivt er resultatet en økning i en forpliktelse og en reduksjon av egenkapitalen.
Overføring fra forhåndsbetalte utgifter . En leverandør kan tidligere ha blitt betalt på forhånd for tjenester som ennå ikke er utført, så betalingen ble opprinnelig registrert på kontoen for forhåndsbetalte utgifter (aktiva). Når tjenestene til slutt forbrukes belastes beløpet. Resultatet er en nedgang i kontoen for forhåndsbetalte utgifter (aktiva), og en tilsvarende nedgang i kontoen for beholdt inntjening.
