Kontoanalyse innebærer en undersøkelse av de detaljerte ordrelinjene som består av en konto. Kontoanalyse er spesielt vanlig for de kontoene som inngår i balansen, siden dette er reelle kontoer hvis saldo fortsetter fra år til år. Uten riktig kontoanalyse har disse kontoene en tendens til å bygge opp beløp som burde ha blitt renset på et tidspunkt tidligere. Hvis et selskaps eksterne revisorer finner disse problemene under en revisjon, vil de kreve at de angitte postene blir avskrevet, noe som resulterer i uventede inntektsreduksjoner. For å forhindre disse store nedskrivningene, er en best praksis å rutinemessig undersøke innholdet i balanskontiene gjennom året. Større kontoer kan gjennomgås hver måned, mens mindre kontoer bare kan gjennomgås en gang i kvartalet.
Kontoanalyse kan også utføres på nominelle kontoer som består av resultatregnskapet. Imidlertid skylles disse kontoene ut til beholdt inntjening ved utgangen av hvert regnskapsår, så det er liten mulighet for uvanlige poster å bygge opp i disse kontoene. Dessuten er det typiske resultatet av en slik analyse bare at en inntekts- eller utgiftspost er registrert på feil inntekts- eller utgiftskonto. den resulterende forskyvningen av varen til en annen konto har ingen netto innvirkning på resultatet rapportert av et foretak. Dermed er kontoanalyse mest lønnsomt ansatt på balansekontoer.
En god måte å gjennomføre kontoanalyse på er å spesifisere innholdet i en konto på et enkelt regneark i et elektronisk regneark, og tilordne sluttdatoen til regnearksiden. Avstem detaljene på regnearket med kontosaldoen. Når neste kontoanalyse er gjort for samme konto, kopierer du innholdet i regnearket til et nytt regneark, merker siden med den nye sluttdatoen for måneden og avstemmer kontoen igjen. Ved å følge denne tilnærmingen beholder du en oversikt over innholdet i en konto, måned for måned, så lenge du vil. Dette er nyttig for å undersøke historiske regnskapsspørsmål, og kan brukes til å svare på spørsmål fra revisorene etter regnskapsårets slutt.
En ytterligere fordel ved kontoanalyse er at personen som utfører vurderingene kan oppdage uvanlige utgifter og gjøre dem oppmerksom på ledelsen. Dette kan resultere i eliminering av visse utgifter, eller kanskje identifisering av bedrageri begått mot virksomheten. Å gjennomgå kontosaldoer på en trendlinje de siste årene er en god måte å få øye på disse uregelmessighetene.
I kostnadsregnskap brukes kontoanalysetiden også til å bestemme de faste og variable kostnadskomponentene til en konto, noe som er nyttig for bidragsmarginanalyse og konstruksjon av fleksible budsjetter.
