Generelle lønnskontroller
Vurder å bruke et utvalg av følgende kontroller for nesten alle lønnssystemer, uavhengig av hvordan informasjon om tidtaking akkumuleres eller hvordan ansatte blir betalt:
Revisjon . La enten interne revisorer eller eksterne revisorer foreta en periodisk revisjon av lønnsfunksjonen for å verifisere om lønnsutbetalinger blir beregnet riktig, ansatte som blir betalt jobber fortsatt for selskapet, tidsregistreringer akkumuleres riktig og så videre.
Endre autorisasjoner . Tillat bare endring av en ansattes sivilstand, tilbakeholdelsestillegg eller fradrag hvis den ansatte har sendt inn en skriftlig og signert forespørsel om at selskapet skal gjøre det. Ellers er det ingen bevis for at den ansatte ønsket at det skulle gjøres en endring. Den samme kontrollen gjelder for endringer i lønnssatsen som en leder krever.
Endre sporingslogg . Hvis du behandler lønn internt med en datastyrt lønnsmodul, aktiverer du endringssporingsloggen og sørger for at tilgang til den bare er tilgjengelig via et passordbeskyttet grensesnitt. Denne loggen sporer alle endringer i lønnssystemet, noe som er veldig nyttig for å spore opp feilaktige eller falske oppføringer.
Feilkontrollrapporter . Noen typer lønnsfeil kan oppdages ved å kjøre rapporter som bare viser varer som faller utenfor den normale fordelingen av lønnsresultatene. Disse indikerer ikke alle visse feil, men sannsynligheten for underliggende feil er høyere for de rapporterte varene. Lønnslederen eller en tredjepart som ikke er involvert i lønnsaktiviteter, bør kjøre og gjennomgå disse rapportene.
Utgiftslinjer . Se etter svingninger i lønnsrelaterte utgifter i regnskapet, og undersøk deretter årsakene til svingningene.
Send betalingsrapport til veilederne . Send en liste over betalinger til ansatte til hver avdelingsveileder, med en forespørsel om å gjennomgå den for korrekte betalingsbeløp og ukjente navn. De kan identifisere betalinger som gjøres til ansatte som ikke lenger jobber for selskapet.
Begrens tilgangen til poster . Lås opp medarbeiderfiler og lønnsoppføringer til enhver tid når de ikke er i bruk, for å forhindre uautorisert tilgang. Bruk passordbeskyttelse hvis disse postene er lagret online. Denne forholdsregelen er ikke bare for å hindre noen i å få tilgang til postene til en annen ansatt, men også for å forhindre uautoriserte endringer i postene (for eksempel en lønnssats).
Separasjon av plikter . La en person forberede lønnen, en annen autorisere den, og en annen opprette betalinger, og redusere risikoen for svindel med mindre flere mennesker samarbeider om det. I mindre selskaper der det ikke er nok personell for en ordentlig separasjon av plikter, må du i det minste insistere på at noen skal gjennomgå og godkjenne lønnen før betaling blir sendt til ansatte.
Kontroller for lønnsberegning
Følgende liste over mulige kontroller adresserer problemer som manglende timelister, feil arbeidet tid og feil lønnsberegning. De er:
Automatiserte tidtakingssystemer . Avhengig av omstendighetene, bør du vurdere å installere en datastyrt klokke. Disse klokkene har en rekke innebygde kontroller, for eksempel bare å la ansatte klokke inn eller ut for sine bestemte skift, ikke tillate overtid uten tilsyn, og (for biometriske klokker) eliminere risikoen for kompisstansing. Du bør også sende unntaksrapporter generert av disse klokkene til veilederne for gjennomgang.
Beregningsverifisering . Hvis du beregner lønn manuelt, må du få en andre person til å verifisere alle beregninger, inkludert arbeidstimer, lønnssatser, skattefradrag og tilbakeholdelse. Det er mer sannsynlig at en andre person foretar en grundig undersøkelse enn personen som stammet fra beregningene.
Verifisering av arbeidstimer . La alltid en veileder godkjenne arbeidstimer for ansatte, for å forhindre at ansatte tar mer tid enn de faktisk jobbet.
Match lønnsregisteret med bilag . Lønnsregisteret viser bruttolønn, fradrag og nettolønn, og det er også et godt sammendragsdokument å spore tilbake til støttedokumentene for verifiseringsformål.
Match tidskort til ansatteliste . Det er en betydelig risiko for at en ansatt ikke vil levere en timeseddel i tide, og det vil ikke bli betalt. For å unngå dette problemet, skriv ut en liste over aktive ansatte i begynnelsen av lønnsbehandling, og kryss av for navnene på listen når du mottar timelisten.
Bekreftelse av overtidsarbeid . Selv om du ikke krever at veiledere godkjenner arbeidstiden, må ledere i det minste godkjenne overtidstimer. Det er en lønnspremie knyttet til disse timene, så kostnadene for selskapet er høyere, og det er også fristelsen for ansatte å kreve dem.
Godkjenning av betalingsendring . Vurder å ikke bare kreve en godkjenningssignatur for en ansattes lønnsendring, men to signaturer - en av den ansattes veileder og en annen av det neste høyere nivået av veileder. Dette reduserer risikoen for samarbeid i å endre lønnssatsene.
Sjekk betalingskontroller
Når du betaler ansatte med sjekker, er det flere kontroller som trengs for å redusere risikoen for svindel og ulike feil. Nøkkelkontroller er:
Oppdater autorisasjoner for signatur. Når sjekkunderskrivere forlater selskapet, fjern dem fra den autoriserte sjekketegneren og send denne informasjonen til banken. Ellers kunne de fortsatt signere selskapssjekker.
Håndsjekker til ansatte . Der det er mulig, håndsjekker direkte til ansatte. Dette forhindrer en type svindel der en lønnsansvarlig oppretter en sjekk for en spøkelsesansatt, og lommer sjekken. Hvis dette er for ineffektiv kontroll, bør du vurdere å distribuere sjekker manuelt av og til.
Lås opp ufordelte lønnssjekker . Hvis du utsteder lønnsslipp direkte til ansatte, og noen ikke er til stede, kan du låse sjekken på et sikkert sted. En slik sjekk kan ellers bli stjålet og innløst.
Match adresser . Hvis selskapet sender sjekker til sine ansatte, må du matche adressene på sjekkene til ansattes adresser. Hvis mer enn en sjekk går til samme adresse, kan det være fordi en lønnsansvarlig dirigerer ulovlige betalinger for falske ansatte til hans eller hennes adresse.
Lønnskontokonto . Du bør betale ansatte fra en egen brukskonto, og bare finansiere denne kontoen i mengden av utbetalte sjekker. Dette forhindrer noen fra å øke beløpet på en eksisterende lønnsslipp eller opprette en helt ny, siden midlene på kontoen ikke vil være tilstrekkelig til å betale for den endrede sjekken.
Du kan oppdage at flere kontroller støtter hverandre, slik at det er overlappende effekter som skyldes flere kontroller. I disse tilfellene kan du sikkert eliminere noen få kontroller, vel vitende om at andre kontroller fremdeles vil redusere risikoen for tap.
