En negativ forpliktelse vises vanligvis på balansen når et selskap betaler ut mer enn det beløpet som kreves av en forpliktelse. Hvis du for eksempel ved et uhell skulle betale en leverandørs faktura to ganger, ville den første betalingen redusere den opprinnelige forpliktelsen som ble registrert i betalbare kontoer til null, mens den andre betalingen ikke hadde noen motregningsforpliktelse, noe som resulterte i en negativ gjeld i balansen.
Negative forpliktelser er vanligvis for små beløp som er samlet til andre forpliktelser. De vises ofte i leverandørregisteret som kreditter, som selskapets leverandørgjeld kan bruke til å motregne fremtidige betalinger til leverandører. Teknisk sett er en negativ forpliktelse et selskap, og bør derfor klassifiseres som en forskuddsbetalt kostnad.
De fleste negative forpliktelser opprettes ved en feiltakelse, så deres tilstedeværelse indikerer problemer med det underliggende regnskapssystemet. For eksempel kan det hende at regnskapsprogramvaren ikke gjenkjenner og flagger duplikatleverandørfakturanummer, slik at fakturaer som er sendt inn mer enn en gang kan betales igjen.
