Kostnadskontroll innebærer målrettede utgiftsreduksjoner for å øke fortjenesten. Å implementere dette nivået av kontroll kan ha en dyp positiv innvirkning på fortjenesten på lang sikt. Følgende fire trinn er knyttet til kostnadskontroll:
Lag en grunnlinje . Etablere en standard eller basislinje som faktiske kostnader skal sammenlignes mot. Disse standardene kan være basert på historiske resultater, en rimelig forbedring av historiske resultater eller den teoretisk best oppnåelige kostnadsytelsen. Mellomalternativet anses generelt å gi de beste resultatene, siden det setter en oppnåelig standard.
Beregn en avvik . Beregn avviket mellom faktiske resultater og standarden eller baselinjen som ble notert i første trinn. Det legges særlig vekt på påvisning av ugunstige avvik, som er de faktiske kostnadene som er høyere enn forventet. Hvis en avvik er uvesentlig, kan det ikke lønne seg å rapportere varen til ledelsen.
Undersøk avvik . Gjennomfør detaljert detaljering av den faktiske kostnadsinformasjonen for å fastslå årsaken til en ugunstig avvik.
Ta grep . Basert på informasjonen som ble funnet i forrige trinn, anbefaler du ledelsen hvilke korrigerende tiltak som er nødvendige for å redusere risikoen for fortsatt ugunstige kostnadsavvik.
De foregående trinnene anbefales bare hvis et selskap rutinemessig prøver å tvinge sine faktiske kostnader til å matche den budsjetterte kostnadsstrukturen. Hvis det ikke er noe budsjett, er en alternativ måte å praktisere kostnadskontroll å plotte individuelle kostnadslinjeposter fra resultatregnskapet på en trendlinje. Hvis det er en uvanlig stigning i trendlinjen, blir spissen undersøkt i forhold til det gjennomsnittlige kostnadsnivået, og korrigerende tiltak iverksettes. Drift uten budsjett eliminerer således de to første trinnene i den forrige listen over aktiviteter, men kostnadskontroll krever fremdeles etterforskningsarbeid og anbefalinger til ledelsen for korrigerende tiltak.
Aksjonærene i et aksjeselskap er spesielt interessert i et system med kostnadskontroll, for de innser at stram kontroll gir et selskap betydelig innflytelse over kontantstrømmer og rapportert fortjeneste.
