Hovedforskjellen mellom prøvebalansen og en balanse er at prøvebalansen viser sluttbalansen for hver konto, mens balansen kan samle mange sluttkontosaldoer i hver linjepost.
Balansen er en del av kjernegruppen for regnskap. Det kan bare utstedes for intern bruk, eller det kan også være ment for utenforstående som långivere og investorer. Balansen oppsummerer det bokførte beløpet av eiendeler, forpliktelser og egenkapital i selskapets regnskapsprotokoller fra et bestemt tidspunkt (vanligvis ved utgangen av en måned). Den er konstruert basert på regnskapsstandardene som er beskrevet i en av regnskapsramene, for eksempel Generelt aksepterte regnskapsprinsipper eller International Financial Reporting Standards.
Prøvesaldoen er en standardrapport i de fleste regnskapsprogrammer som viser sluttbalansen i hver konto fra et bestemt tidspunkt (igjen, vanligvis fra slutten av måneden). Rapporten brukes bare innen regnskapsavdelingen og som kildedokument av selskapets revisorer. Denne rapporten har flere bruksområder:
For å bekrefte at den totale beløpet i dollar tilsvarer det totale kredittbeløpet i dollar
For bruk i å konstruere en fungerende prøvebalanse som inkluderer justering av oppføringer
Brukes til å lage en balanse og resultatregnskap, hvis det ikke er noen regnskapsprogramvare som gjør det automatisk
For bruk av revisorer for å oppnå sluttbalansen i regnskapet
Dermed er forskjellene mellom en prøvebalanse og balanse som følger:
Aggregering . Balansen samler flere kontoer, mens prøvebalansen presenterer informasjon på kontonivå (og er derfor mer detaljert).
Standarder . Balansen er strukturert i samsvar med spesifikke regnskapsstandarder, mens det ikke er noe mandatformat for en prøvebalanse.
Bruk . Balansen er beregnet for ekstern bruk, mens prøvebalansen er til bruk i regnskapsavdelingen og av revisorer.
Rapporteringsnivå . Balansen er en sluttrapport, mens prøvebalansen brukes til å konstruere andre rapporter.
