Følgende faktureringsprosedyre tar for seg tre oppgaver i faktureringsprosessen, som innebærer å samle inn informasjonen som er nødvendig for å lage en faktura, opprette fakturaer og utstede dem til kunder.
Gjennomgå faktureringsinformasjon (fakturering)
- Få tilgang til den daglige fraktloggen i datasystemet.
- Skann detaljene for hver sending for å sikre at den er klar for fakturering. Hvis ja, flagg postene som fakturerbare transaksjoner.
- Få tilgang til faktureringsmodulen og ring opp forhåndsvisningsskjermen for hver potensielle faktura som skal skrives ut.
- Kontroller at alle priser er godkjent av bestillingspersonalet. Hvis ikke, må du matche oppførte priser mot den offisielle bedriftsprislisten, og få godkjenning for eventuelle avvik fra denne listen.
- Legg til en fraktkostnad, med mindre bestillingen er merket som forhåndsbetalt eller blir hentet av kunden.
- Kontroller at koden for kundens moms er riktig, og juster den om nødvendig.
Skriv ut fakturaparti (fakturering)
- Velg alternativet i faktureringsprogramvaren for å skrive ut alle flaggede fakturaer.
- Plasser selskapets offisielle faktureringsskjema i skriveren.
- Kjør en testutskrift for å sikre at faktureringsskjemaene er riktig plassert i skriveren.
- Skriv ut hele fakturapartiet og kontroller at de har skrevet ut riktig.
Forbered og send fakturaer (Billing Clerk)
- Hvis fakturaene er i flere eksemplarer, brister du kopiene og beholder de angitte kopiene.
- Stopp fakturaversjonen som er bestemt for kunder i konvolutter.
- Frimerke "Adressekorreksjon forespurt" på faktureringskonvoluttene.
- Lever fakturakonvoluttene til postrommet for utsendelse.
Filfakturkopier (fakturering)
- Arkiver de beholdte fakturakopiene etter behov, enten etter fakturanummer eller etter kundenavn.
