Forskuddssystemet er et regnskapssystem for utbetaling og deretter etterfylling av småpenger. Små kontanter er en liten reserve med kontanter som holdes på stedet på et forretningssted for tilfeldige kontante behov. Forskuddssystemet er designet for å gi en rudimentær manuell metode for å spore småsaldoer og hvordan kontanter brukes. De viktigste egenskapene til et forskuddssystem er:
Et fast kontantbeløp tildeles et småpengerfond, som er oppgitt på en egen konto i hovedboken.
All kontantfordeling fra småpengerfondet er dokumentert med kvitteringer.
Kvittering for utbetaling av små kontanter brukes som grunnlag for periodiske påfyll av småpengerfondet.
Avvik mellom forventet og faktisk fondssaldo blir regelmessig gjennomgått og undersøkt.
I utgangspunktet blir utgifter innregnet når nye kontantpåfyllinger gjøres til småpengerfondet fra selskapets sjekkkonto. Når det betales kontanter fra sjekkkontoen, er oppføringen en belastning på de forskjellige utgiftene som kvitteringene blir levert av forvalteren, og en kreditt til kontantkontoen.
Med mindre kontantbeløpet som er tildelt småpengerfondet bevisst endres, er det ingen grunn til at det noen gang skulle komme en annen konto på kontoen som ble brukt til å dokumentere småpengesaldoen, siden alle påfyll av småpenger kommer fra selskapets kontokonto.
Hovedtrekket i dette systemet er behovet for å dokumentere alle utgifter. Å gjøre det er en utmerket måte å opprettholde et høyt nivå av kontroll over kontantutbetalinger.
Forskuddssystemet synker i popularitet, siden mange bedrifter foretrekker å bruke selskapets kredittkort for tilfeldige kjøp, eller at de ansatte betaler kontant og deretter søker om refusjon gjennom ordningen for refusjon av selskapets utgifter. Forskuddssystemet kan også føre til kontantlekkasje fra en bedrift, enten gjennom tyveri av kontanter eller fordi depotmottakeren ikke gjør en ordentlig jobb med å registrere utlegg.
