Journalisering er prosessen med å registrere en forretningstransaksjon i regnskapsregistrene. Denne aktiviteten gjelder bare bokføringssystemet med dobbelt oppføring. Fremgangsmåten for journalføring er som følger:
Undersøk hver forretningstransaksjon for å bestemme arten av transaksjonen. For eksempel betyr mottak av en leverandørfaktura at det er pådratt en forpliktelse. Eller å kaste ut foreldet varebeholdning betyr at inventaret vil bli redusert.
Bestem hvilke kontoer som vil bli berørt. Dette krever identifisering av hovedbokskontoer som vil bli endret som et resultat av transaksjonen. For eksempel kan registrering av en leverandørfaktura bety at kontorkontotutgiftskontoen økes, samt motregningskonto.
Forbered en journaloppføring. Dette innebærer ikke bare å legge inn transaksjonen i regnskapssystemet, men også å dokumentere den tilstrekkelig slik at noen som gjennomgår oppføringen senere vil forstå hvorfor den ble opprettet. Ideelt sett bør oppføringen være oppmerksom på de berørte kontoene, debet og kreditter som er lagt inn, et journaloppføringsnummer og en fortellende kommentar.
Journalisering kan føre til oppføringer til hovedboken eller til datterselskaper. Det legges inn et datterselskap når det innebærer en storvolumstransaksjon som ledelsen har besluttet å oppsummere separat fra hovedboken.
Som et eksempel på journaliseringsprosessen har ABC International nettopp signert en kontrakt med en vedlikeholdsentreprenør for å betale $ 1000 per måned i bytte mot rutinemessige forebyggende vedlikeholdstjenester. Transaksjonen er en gjentakende forpliktelse. De berørte kontoene vil være en belastning på $ 1000 til vedlikeholdskostnadskontoen, og en kreditt på $ 1000 til kontoen som skal betales. Dette vil være en tilbakevendende månedlig oppføring. Journaloppføringen opprettes som nettopp nevnt, og flagges for å gjenta seg automatisk i begynnelsen av hver påfølgende måned.
