Et kildedokument er originaldokumentet som inneholder detaljene i en forretningstransaksjon. Et kildedokument fanger nøkkelinformasjonen om en transaksjon, for eksempel navnene på de involverte partene, betalte beløp (hvis noen), dato og innholdet i transaksjonen. Kildedokumenter blir ofte identifisert med et unikt nummer, slik at de kan differensieres i regnskapssystemet. Fornummereringen av dokumenter er spesielt nyttig, siden det gjør det mulig for et selskap å undersøke om noen dokumenter mangler.
Når informasjonen i et kildedokument er registrert i regnskapssystemet, blir kildedokumentet indeksert for enkel tilgang og arkivert. Dokumenter generert i løpet av det siste året lagres vanligvis på stedet, med eldre dokumenter lagret i rimeligere lagringsanlegg utenfor stedet.
Kildedokumenter er kritiske for revisorer, som bruker dem som bevis på at registrerte transaksjoner faktisk skjedde. Et kildedokument brukes også av selskaper som bevis når de har å gjøre med forretningspartnerne, vanligvis når det gjelder betalinger. Eksempler på kildedokumenter er:
Avbrutt sjekk
Kreditnota
Depositum
Utgiftsrapport
Faktura
Materialrekvisisjonsskjema
Bestilling
Timekort
Kvittering
For bevismessige formål er elektroniske bilder av kildedokumenter generelt akseptable, selv om det i noen tilfeller fortsatt kan være nødvendig med papirbasert dokumentasjon.
Det er vanligvis nødvendig å oppbevare kildedokumenter i flere år. Internal Revenue Service pålegger oppbevaringsintervaller for noen typer dokumenter relatert til lønn. Hvis det er spørsmål om oppbevaringsperioden for et dokument, ta kontakt med en kunnskapsfull advokat.
