Oversikt over nullbasebudsjettering
Et nullbasebudsjett krever at ledere rettferdiggjør alle budsjetterte utgifter. Dette er i motsetning til den mer vanlige tilnærmingen om å bare kreve begrunnelse for trinnvise endringer i budsjettet eller de faktiske resultatene fra året før. Dermed antas en leder teoretisk å ha en utgiftsgrunnlinje på null (derav navnet på budsjetteringsmetoden), uansett hva det faktiske budsjettet var året før.
I virkeligheten antas en leder å ha et minimum av finansiering for grunnleggende avdelingsdrift, over hvilket ytterligere finansiering må rettferdiggjøres. Hensikten med prosessen er å kontinuerlig fokusere finansiering på viktige forretningsmål, og avslutte eller redusere aktiviteter som ikke lenger er relatert til disse målene.
Den grunnleggende prosessflyten under nullbasert budsjettering er:
Identifiser forretningsmål
Lag og vurder alternative metoder for å nå hvert mål
Evaluer alternative finansieringsnivåer, avhengig av planlagte resultatnivåer
Sett prioriteringer
Konseptet med å parre tilbake utgifter i lag kan også brukes omvendt, der du avgrenser de spesifikke kostnadene og kapitalinvesteringene som vil påløpe hvis du legger til en ekstra tjeneste eller funksjon. Dermed kan ledelsen foreta diskrete avgjørelser av den eksakte kombinasjonen av inkrementelle kostnader og tjenester for virksomheten. Denne prosessen vil vanligvis resultere i minst et minimum servicenivå, som etablerer en kostnadsbaselinje under hvilken det er umulig for en virksomhet å gå, sammen med ulike graderinger av tjenester over minimum.
Fordeler med nullbasebudsjettering
Det er en rekke fordeler med nullbasebudsjettering, som inkluderer:
Alternativ analyse . Nullbasert budsjettering krever at ledere identifiserer alternative måter å utføre hver aktivitet på (for eksempel å holde den internt eller outsource den), samt effekten av forskjellige utgiftsnivåer. Ved å tvinge utviklingen av disse alternativene, får prosessen ledere til å vurdere andre måter å drive virksomheten på.
Budsjettinflasjon . Siden ledere må knytte utgifter til aktiviteter, blir det mindre sannsynlig at de kunstig kan blåse opp budsjettene sine - endringen er for lett å få øye på.
Kommunikasjon . Nullbasebudsjettet skal utløse en betydelig debatt blant ledergruppen om bedriftsoppdraget og hvordan det skal oppnås.
Fjern aktiviteter som ikke er viktige . En nullbasert budsjettgjennomgang tvinger ledere til å bestemme hvilke aktiviteter som er mest kritiske for selskapet. Ved å gjøre dette kan de målrette aktiviteter som ikke er viktige for eliminering eller outsourcing.
Misjonsfokus . Siden nullbasebudsjetteringskonseptet krever at ledere knytter utgifter til aktiviteter, blir de tvunget til å definere de forskjellige oppdragene til avdelingene deres - som ellers kan være dårlig definert.
Redundansidentifikasjon . Gjennomgangen kan avsløre at de samme aktivitetene blir utført av flere avdelinger, noe som fører til eliminering av aktiviteten utenfor det området der ledelsen ønsker at den skal være sentrert.
Nødvendig gjennomgang . Å bruke nullbasebudsjettering regelmessig gjør det mer sannsynlig at alle aspekter av et selskap vil bli undersøkt med jevne mellomrom.
Ressurstildeling . Hvis prosessen gjennomføres med det overordnede bedriftsoppdraget og målene i tankene, bør en organisasjon ende opp med sterk målretting av midler i de områdene der det er mest behov for det.
Kort fortalt fokuserer mange av fordelene med nullbasert budsjettering på et sterkt, introspektiv blikk på oppdraget til en bedrift og nøyaktig hvordan virksomheten tildeler ressursene for å oppnå det oppdraget.
Ulemper ved nullbasert budsjettering
Den viktigste ulempen med nullbasebudsjettering er det eksepsjonelt høye innsatsen som kreves for å undersøke og dokumentere avdelingsaktiviteter; dette er en vanskelig oppgave selv en gang i året, noe som fører til at noen enheter bare bruker prosedyren en gang i løpet av noen få år, eller når det er betydelige endringer i organisasjonen. Et annet alternativ er å kreve bruk av nullbasebudsjettering på rullerende basis gjennom forskjellige deler av et selskap over flere år, slik at ledelsen kan håndtere færre slike vurderinger per år. Andre ulemper er:
Byråkrati . Å lage et nullbasebudsjett fra grunnen av kontinuerlig krever en enorm mengde analyser, møter og rapporter, som alle krever ekstra personale for å administrere prosessen.
Spillkunst . Noen ledere kan prøve å skjevføre budsjettrapportene sine for å konsentrere utgiftene under de viktigste aktivitetene, og derved sikre at budsjettene ikke blir redusert.
Immaterielle begrunnelser . Det kan være vanskelig å fastslå eller rettferdiggjøre utgiftsnivåer for områder i en virksomhet som ikke gir "konkrete", konkrete resultater. Hva er for eksempel riktig markedsføringsutgift, og hvor mye skal investeres i forsknings- og utviklingsaktiviteter?
Ledelsestid . Den operasjonelle gjennomgangen som er påbudt med nullbasebudsjettering, krever betydelig ledelsestid.
Trening . Ledere krever betydelig opplæring i nullbasebudsjetteringsprosessen, noe som ytterligere øker tiden som kreves hvert år.
Oppdater hastighet . Den ekstra innsatsen som kreves for å lage et nullbasebudsjett, gjør det enda mindre sannsynlig at ledergruppen vil revidere budsjettet kontinuerlig for å gjøre det mer relevant for konkurransesituasjonen.
