Når en ansatt ønsker å kjøpe noe, er den tradisjonelle metoden å fylle ut et skjema for innkjøpsrekvisisjon og sende det til innkjøpsavdelingen. Innkjøpsstaben undersøker hvor den kan skaffe den forespurte varen til laveste pris, og utsteder deretter en innkjøpsordre til den valgte kunden. Når leverandøren leverer varene og utsteder en faktura, må selskapets leverandørgjeld matche fakturaen til den innledende innkjøpsordren og bevis for mottakelse, og deretter utstede en betaling. Denne prosessen er ekstremt tungvint, som kan unngås ved bruk av en elektronisk innkjøpskatalog.
Når ansatte får tilgang til en online innkjøpskatalog, kan de se en standardisert liste over produkter som er gjennomgått og godkjent på forhånd av innkjøpspersonalet, og legge inn bestillinger gjennom systemet. Systemet oppretter deretter en elektronisk innkjøpsordre og videresender den til den angitte leverandøren sammen med en forhåndsgodkjent autorisasjon for teppekjøp. Når leverandøren videresender de forespurte varene til selskapet, ringer det mottakende personalet på bestillingen på en arbeidsstasjon og sjekker av den bestilte varen som oppfylt. Systemet flagger deretter de ansatte som skal betales for å betale leverandøren.
Ved å bruke en online innkjøpskatalog, blir følgende fordeler realisert:
- Papirarbeid . Alle dokumentene som brukes internt for å be om, bestille og betale for kjøp, blir eliminert.
- Konsentrerte kjøp . De fleste kjøp blir kanalisert til et lite antall forhåndsvalgte leverandører, noe som betyr at selskapet kan være berettiget til volumrabatter.
Imidlertid kan det være nødvendig med noe systemprogrammering for å sette opp onlinekjøp, og teppeinnkjøpsordrer bør settes opp på forhånd, noe som gjør dette til en mindre kostnadseffektiv løsning for mindre selskaper. Det fungerer også best for tilfeldige kjøp, snarere enn for anskaffelse av råvarer, noe som kan kreve et mer detaljert materialhåndteringssystem.
