Et returnert innskudd oppstår når et selskap setter inn en sjekk i banken sin, og banken nekter å sette inn den relaterte mengden kontanter på selskapets bankkonto. Dette kan skje av følgende årsaker:
Banken som sjekken opprinnelig ble trukket fra, avviser sjekken. Dette skjer når kontoen sjekken ble trukket på inneholder mindre ubelastede kontanter enn beløpet som er oppgitt på sjekken.
Det er en feil på sjekken, for eksempel manglende signatur, dato, betalingsmottakernavn eller beløp.
Sjekken ble trukket på en bank i et annet land, noe som vanligvis resulterer i en automatisk avvisning.
Hver gang et depositum returneres, inkluderer ikke banken det som en kilde til kontanter på kontoutskriften på slutten av måneden som den sender til selskapet. Hvis selskapet allerede hadde registrert innskuddet på kontantkontoen i sine egne poster (som nesten alltid er tilfelle før det ble foretatt et bankinnskudd), må det reversere dette innskuddet i sine egne poster. Ellers vil den bokførte kontantsaldoen være høyere enn kontantsaldoen, med forskjellen som beløpet for det returnerte innskuddet.
Reversering av innskuddet håndteres vanligvis gjennom kontantkvitteringsmodulen i selskapets regnskapsprogramvare, som krediterer kontantkontoen og belastes kontofordringskontoen (forutsatt at relaterte sjekkbetalinger var for utestående fakturaer fra kunder).
I tillegg vil banken sannsynligvis kreve et servicegebyr knyttet til det returnerte innskuddet, selv om dette beløpet kan rulles inn i det totale serviceavgiften for måneden. Selskapet må registrere avgiften som en kreditt til kontantkontoen og debet til en utgiftskonto.
Innsamlingspersonalet bør gjøres oppmerksom på alle returnerte sjekker, slik at de umiddelbart kan kontakte de relaterte kundene for å sikre at utbetalinger skjer.
