En spøkelsesmedarbeider er en person som er på en arbeidsgivers lønn, men som faktisk ikke jobber for selskapet. Noen i lønnsavdelingen oppretter og vedlikeholder en spøkelsesmedarbeider i lønnssystemet, og avlytter og løser inn lønnsslippene som er beregnet på denne personen. Følgende er måter å lage en spøkelsesansatt på:
En faktisk ansatt forlater selskapet og blir deretter oppbevart i lønnsregistrene i flere ekstra lønnsperioder, hvor gjerningsmannen avskjærer de ekstra lønnsslippene.
En faktisk ansatt går i permisjon, og blir opprettholdt i lønnsjournalene under sitt fravær, igjen med lønnsslipp som blir snappet opp.
En helt falsk ansatt blir opprettet og vedlikeholdt i systemet, med alle relaterte lønnsslipp som blir dirigert til gjerningsmannen.
De to første alternativene er utsatt for å bli oppdaget, siden lønnssystemet til slutt vil utstede et oppblåst skjema W-2 til den ansatte hvis lønnsslipp forlenges, noe som kan oppdages. Den helt falske ansattes tilnærming er tryggere, siden det ikke er noen som mottar det relaterte skjemaet W-2.
En gjerningsmann kan utføre en spøkelsesansattesvindel uten å bli oppdaget når det er en eller flere ledere i selskapet som ikke kryssjekker lønnsregisteret eller timelisten til sine ansatte. Det er relativt enkelt å sette inn en ansatt i sine avdelinger. Omvendt innebærer å forhindre denne svindelen at alle veiledere foretar en grundig gjennomgang av lønnsregistrene for deres direkte rapporter for å sikre at alle ansatte er gyldige.
En god måte å oppdage spøkelsesansatte på er å se etter alle som har få eller ingen fradrag i lønnen. En gjerningsmann gjør sjelden problemer med å opprette et komplett sett med fordeler påmelding, spesielt siden det vil redusere mengden penger de kan stjele fra arbeidsgiveren.
