En avstemming av småpenger er en formell gjennomgang av småpenger. Hensikten med denne aktiviteten er å se om det har vært utokumenterte utbetalinger. Slike utbetalinger er et vanlig problem i småpenger, hvor det er høy risiko for svindel. Siden de fleste depotmottakere ikke er utdannet regnskapsfører, kan de feilaktig registrere utbetalinger. Av disse grunner bør det foretas en avstemming med små kontanter med jevne mellomrom. Gjennomgangen kan behandles som et tilsyn, noe som betyr at man ikke advarer depotmesteren om anmelderens ankomst. Denne mangelen på advarsel er nyttig for å oppdage personlige uttak fra depotfondet.
Ta følgende skritt for å avstemme små penger:
Kontroller oppgitt balanse. Gjennomgå selskapets policy for småpenger og fastsett den oppgitte balansen for småpenger for fondet som skal gjennomgås. Småfondsmidler kan ha forskjellige oppgitte saldoer, siden noen opplever høyere transaksjonsvolumer enn andre.
Få avstemningsskjema . Hvis selskapet bruker et formelt avstemmingsskjema, skaff deg en tom kopi og bruk den til å dokumentere følgende trinn.
Beregn uttatte kontanter. Telle gjenværende kontanter i småpengerfondet og trekk det fra den oppgitte saldoen for fondet. Resultatet er mengden kontanter som er trukket ut av fondet.
Oppsummer bilag. Legg opp de totale utgiftene som er oppført på hver pengekupong i småpengerfondet (informasjonen kan også komme fra småpengerboken). Trekk dette beløpet fra det beregnede kontantuttaket. Resultatet skal være null. Hvis det er en gjenværende saldo, er det kontantoverskudd i fondet. Hvis det er en negativ saldo, er det kontantmangel i fondet.
Undersøk avvik. Undersøk eventuelle forskjeller mellom det oppgitte beløpet til småpengerfondet og den faktiske summen av kontanter og kuponger. Hvis forskjellen er uforklarlig, må du fylle ut en kupong som angir det uforklarlige beløpet og belaste den til en forhåndsbestemt avdelingskonto i hovedboken.
Det er nyttig å belaste uforklarlige forskjeller til en utgiftskonto som er satt av til det formålet. Ved å gjøre det er det mye lettere å spore den kumulative mengden udokumenterte tap over tid. Vurder også å ha en policy som krever at internrevisjonspersonalet blir varslet dersom beløpet til en uforklarlig mangel i et pengekassafond overstiger et visst beløp.
Til slutt, flagg små penger for oftere avstemming hvis du oppdager et løpende feilmønster. Økt gjennomgangsfrekvens kan avdekke problemer før materielle tap akkumuleres.
