Lønnsopptegnelser inneholder informasjon om kompensasjonen til ansatte og eventuelle fradrag i lønnen. Disse postene trengs av lønnspersonalet for å beregne bruttolønn og nettolønn for ansatte. Lønnsoppføringer inkluderer vanligvis informasjon om følgende elementer:
Sorglønn
Bonuser
Provisjoner
Fradrag for pensjoner, fordeler, veldedighetsbidrag, pynt, aksjekjøpsplaner og så videre
Autoriseringsskjema for direkte innskudd
Bruttolønn
Timer arbeidet
Manuelle sjekkbetalinger
Netto lønn utbetalt
Lønnssatser
Ferie og / eller sykepenger
Informasjonen i lønningsposter er tradisjonelt lagret på papirdokumenter, men kan også registreres som elektroniske dokumenter.
Lønnsposter kan betraktes som en delmengde av informasjonen som er lagret i personalregistrene, som kan inneholde betydelig mer informasjon enn gjenstander som bare gjelder lønn og fradrag for ansatte.
Tidsperioden som lønnsregistreringer må beholdes avhenger av myndighetens krav. Internal Revenue Service oppgir vanligvis en nødvendig oppbevaringsperiode i hvert dokument som den utsteder om lønnsspørsmål. Generelt bør lønnsberegninger beholdes i to år, mens tariffavtaler skal beholdes i tre år.
