Registrering av kredittkortbetaling innebærer detaljert oppføring av informasjon fra et kredittkortoppgave i selskapets regnskapssystem. Når en kredittkortbehandler sender en kredittkortoppgave til et selskap, får selskapet i hovedsak en stor faktura som inkluderer mange ordrelinjer for et bredt utvalg av kjøp. Fordi innholdet i uttalelsen kan være så variert, er det vanskelig å tilordne en standardkostnadskode til kontoen (som det gjøres med de fleste andre leverandører, som pleier å være assosiert med et lite utvalg av kjøp). I stedet må personalet på dataregistreringen som skal betales, arbeide seg gjennom hvert av disse utsagnene og tilordne gebyrkoder manuelt til hver artikkel, basert på utgifttypen.Et alternativ er å videresende disse uttalelsene til kortbrukerne og få dem til å fylle ut nødvendig informasjon, selv om denne tilnærmingen har en tendens til å forsinke behandlingen av betalinger.
De ansatte som skal betales, kan få en standardliste over kontoer som belastede varer tildeles, siden det er ganske mye regelmessighet i hvilke typer varer som er kjøpt med kredittkort. Eksempler på ofte kjøpte varer er:
Reise og underholdning
Kontorrekvisita
Varekostnad
Abonnementer
Forskyvning av kostnadsposten for noen av de foregående postene er leverandørgjeldskontoen.
Når det først er registrert i det betalbare systemet, foretas en sjekkbetaling med beløpet som er angitt på kredittkortoppskriften (pluss eller minus eventuelle justeringer), der det er belastning på kontoen til betalingskonto og en kreditt til kontantkontoen. Overføringsrådene blir deretter fjernet fra uttalelsen, festet til sjekken og sendt til kredittkortbehandleren. Det gjeldende personalet legger deretter en sjekkekopi til den gjenværende delen av kortoppgaven, og arkiverer den etter måned.
Kredittkortregnskapsprosessen som er nevnt her, må gjentas nøyaktig i hver måned. Ellers kan til og med et kortoppgave inneholde så store utgifter at feil behandling kan påvirke de økonomiske resultatene til en organisasjon.
