En kostnadsavvik er forskjellen mellom faktisk påløpte kostnader og budsjettert eller planlagt kostnadsbeløp som burde vært pådratt. Kostnadsavvik spores oftest for utgiftslinjeposter, men kan også spores på jobb- eller prosjektnivå, så lenge det er et budsjett eller standard som det kan beregnes mot. Disse avvikene utgjør en standard del av mange ledelsesrapporteringssystemer. Noen kostnadsavvik formaliseres i standardberegninger. Følgende er eksempler på avvik knyttet til spesifikke kostnadstyper:
Direkte materialprisavvik
Fast overhead utgiftsavvik
Arbeidsfrekvensavvik
Kjøpsprisavvik
Variabel avgiftsavvik
Det er en ugunstig avvik når de faktiske påløpte kostnadene er større enn det budsjetterte beløpet. Det er en gunstig avvik når de faktiske kostnadene er lavere enn det budsjetterte beløpet. Hvorvidt en avvik ender med å være positiv eller negativ, skyldes delvis forsiktigheten som det opprinnelige budsjettet ble samlet med. Hvis det ikke er et rimelig grunnlag for en budsjettert kostnad, kan den resulterende avviket være irrelevant fra et ledelsesperspektiv.
Kostnadsavvik spores vanligvis, undersøkes og rapporteres av en kostnadsregnskap. Denne personen bestemmer årsaken til at en avvik oppstod og rapporterer resultatene til ledelsen, eventuelt sammen med en anbefaling om å endre operasjoner for å redusere størrelsen på avviket (hvis det er ugunstig) i fremtiden.
Det er ikke alltid nyttig å begrave ledelsen med en analyse av alle mulige kostnadsavvik. I stedet bør kostnadsregnskapet bestemme hvilke avvik som er store nok til å være verdt deres oppmerksomhet, eller om det er noe å gjøre for å forbedre situasjonen. Dermed bør en kostnadsavviksrapport bare omfatte noen få poster hver måned, helst med anbefalte tiltak som skal utføres.
Ikke alle ugunstige avvik er dårlige. Å bruke mer penger på ett område kan skape en gunstig avvik et annet sted. For eksempel kan det være nødvendig å bruke dobbelt så mye på forebyggende vedlikehold for å unngå en mye større totalutgift forbundet med å bytte ut driftsmidler oftere. Dermed er det noen ganger bedre å gjennomgå kostnadsavvik fra nivået til en hel avdeling, et anlegg eller en produktlinje, snarere enn på et mer detaljert nivå. Dette høyere analysenivået gir ledere rom for å fordele midler på en måte som er utformet for å forbedre total fortjeneste.
