Fond småpenger
Når kontanter legges til et småpengerfond, er det grunnleggende konseptet å erstatte beløpet på kontanter som tidligere ble utbetalt fra fondet. Dette innebærer å oppsummere alle utbetalingene og utstede penger tilbake til fondet for det beløpet. Fremgangsmåten for finansiering av små kontanter er beskrevet nedenfor:
Fullstendig forsoningsskjema . Fyll ut et skjema for avstemming av små kontanter, der depotmesteren viser de resterende kontantene, utstedte kuponger og eventuelt overforbruk eller mindreårige. Kuponginformasjonen kan komme fra småkassen. En regnskapsmedarbeider vurderer og godkjenner skjemaet og sender en kopi til det regnskapsførte personalet, sammen med alle bilag som det er referert til på skjemaet. Forvalteren av småpenger beholder en kopi.
Få kontanter . Det gjeldende personalet oppretter en sjekk utført til kassereren med det beløpet som trengs for å finansiere små penger til den oppgitte grensen. Kassereren setter inn sjekken og konverterer midlene til kontanter. Regnskapsføreren videresender avstemmingsskjemaet med små kontanter til hovedbokens regnskapsfører.
Legg til kontanter i småpenger . Kassereren gir kontanter til depotmottakeren, som inkluderer det i småpengerfondet. Hvis det er en liten kontantbok, registrerer forvalteren mengden kontanter som er mottatt i boka, og oppdaterer den løpende summen av kontanter.
Registrer bilag i hovedbok . Hovedbokregnskapet registrerer kupongbeløpene oppført i avstemmingsskjemaet for små kontanter som utgifter i hovedboken, og arkiverer deretter skjemaet og vedlagte bilag.
Utbetal småpenger
Utbetalingsprosedyren for småpenger er utformet for å gi tilstrekkelig dokumentasjon for hver utgift, samt bevis på at midler faktisk ble utbetalt. Fremgangsmåten for utbetaling av små kontanter er beskrevet nedenfor:
Skjermutbetalingsforespørsler . Betal ut midler bare for mindre forretningsutgifter.
Lås opp småpenger . Hvis en utleggsforespørsel faller inn under retningslinjene for utbetaling av småpenger, må du låse opp beholderen der småpenger er lagret. Av sikkerhetsmessige grunner bør småpengerfondet være låst til enhver tid når det ikke er i bruk.
Komplett kupong . Den som får tilbakebetaling fullfører en refusjonskupong. Denne kupongen skal inneholde det utbetalte beløpet, typen utgift, dato og personen som småpenger ble betalt til. Hvis det er en kvittering som personen får refusjon for, stift den på kupongen. Dette trinnet er nødvendig for å spore hvilke typer utgifter som blir gjort, som deretter kan belastes ulike utgiftskontoer.
Utbetal kontanter . Telle kontanter som blir utbetalt, og be mottakeren også telle det for å verifisere beløpet som blir betalt. Mottakeren av kontanter skal deretter signere kupongen. dette gir bevis for at depotmannen ikke fylte ut kupongen og rett og slett lommer tilsvarende beløp i kontanter. Oppbevar alle utfylte bilag i kassaen.
Oppdater småboks (valgfritt) . Hver gang en kupong er fullført, bør depotmannen straks oppdatere småkasseboken ved å legge til beløp, type og dato for utgiften og oppdatere den løpende kontantsaldoen. Denne informasjonen kan også opprettholdes i et elektronisk regneark.
