Et beregningssystem er designet for å overvåke kostnadene som en virksomhet pådriver. Systemet består av et sett med skjemaer, prosesser, kontroller og rapporter som er utformet for å samle og rapportere til ledelsen om inntekter, kostnader og lønnsomhet. Områdene som rapporteres om kan være en hvilken som helst del av et selskap, inkludert:
Kunder
Avdelinger
Fasiliteter
Prosesser
Produkter og tjenester
Forskning og utvikling
Salgsregioner
Informasjonen utgitt av et kostnadssystem brukes av ledelsen for en rekke formål, inkludert:
Finjustere operasjoner for å generere høyere lønnsomhet
Bestemme hvor du skal kutte kostnader i tilfelle en bedriftsnedgang
Matching av faktiske kostnader med budsjetterte kostnadsnivåer for kontrollformål
Lage strategiske og taktiske planer for fremtidig drift
Rapportene til et beregningssystem er ment for intern bruk, og er derfor ikke underlagt rapporteringskravene i noen av regnskapsrammerne, slik som GAAP eller IFRS. I stedet kan ledelsen bestemme hvilke typer informasjon de foretrekker å se, hvilken informasjon som skal ignoreres, og hvordan resultatene skal formateres og distribueres for forbruk. Typiske rapporter opprettet av et kostnadssystem inkluderer:
Budsjett-mot-faktiske rapporter for påløpte kostnader
Lønnsomhetsrapporter for kunder, salgsregioner, butikker, produkter og / eller produktlinjer
Utgiftsutviklingsrapporter som viser utgifter som er påløpt etter måned i mange påfølgende måneder
Disse rapportene kan ledsages av tilleggsinformasjon samlet av regnskapsavdelingen, som gir detaljer om hvordan visse kostnader ble pådratt og hvem som godkjente dem.
Det er to hovedtyper av kostnadssystemer. En bedrift kan samle informasjon basert på en av dem, eller bruke en hybrid tilnærming som blander og matcher systemer for best å dekke behovene. De viktigste kostnadssystemene er:
Jobbkostnadssystem . Material-, arbeidskraft- og overheadkostnader blir samlet for en enkelt enhet eller jobb. Denne tilnærmingen fungerer best for unike produkter, for eksempel spesialdesignede maskiner eller konsulentprosjekter. Kostnadsakkumuleringsprosessen er svært detaljert og arbeidskrevende.
Prosesskostnadssystem . Material-, arbeidskraft- og overheadkostnader blir samlet for en hel produksjonsprosess, og fordeles deretter til individuelle produksjonsenheter. Denne tilnærmingen fungerer bra for store produksjonskjøringer av identiske gjenstander, for eksempel en produksjonskjøring på 100 000 mobiltelefoner. Kostnadsakkumuleringsprosessen er svært effektiv, og deler av den kan muligens automatiseres.
Et annet alternativ for kostnadssystem er aktivitetsbasert beregning (ABC). ABC ble utviklet som svar på bekymringer om at overheadkostnader sjelden fordeles på en hensiktsmessig måte, og innebærer en finere grad av differensiering for å bestemme hvordan overheadkostnader tildeles forskjellige kostnadsgrupper, og deretter hvordan kostnadene i disse bassengene fordeles på kostnadsobjekter. . Et ABC-system kan være vanskelig å sette opp og betjene, og fungerer derfor best når det er designet for veldig spesifikke kostnadsfordelingsprosjekter som har klart definerte grenser.
