En hovedbok er en fil som består av kontoene som brukes til å registrere forretningstransaksjoner i en organisasjon. Hovedboka har en spesifikt definert mal, som brukes til å organisere utallige transaksjoner som kan være lagret i filen. Malen kan variere noe etter regnskapsprogramvare, men inneholder vanligvis følgende felt:
Kontonummer . Dette er hovedbetegnelsen for en konto. Det er en rekke mulige konfigurasjoner av kontonummer, for eksempel to sifre for en firmakode, to sifre til for en avdelingskode i hvert selskap og tre sifre til for en bestemt eiendel, forpliktelse, egenkapital, inntekt eller utgiftspost i hver avdeling.
Kontonavn . Dette er navnet på hver konto. Den er vanligvis satt opp i en egen fil, og vises automatisk i hovedboken når et kontonummer er angitt.
Debet . Dette er feltet debetdelen av en oppføring gjøres i.
Kreditt . Dette er feltet kredittdelen av en oppføring gjøres i.
Transaksjonsnummer . Et transaksjonsnummer legges inn som en del av hver transaksjon, muligens også med en identifikator som beskriver typen aktivitet som blir registrert. For eksempel kan et transaksjonsnummer for en journalføring innledes med "JE" mens en kontantkvittering som er angitt gjennom kontantkvitteringssystemet kan være foran "CR".
Totaler . Det er en totalrad nederst i hver kontodetalj, som angir debetbeløpet og kredittbeløpet per hovedbokdatoen. Det kan også være en beregnet løpende sum til høyre for de andre hovedbokfeltene, med angivelse av sluttkontosaldoen for hver transaksjon.
De fleste hovedbøker tillater også innføring av budsjettinformasjon. Denne informasjonen kan lagres i en egen fil, og vises bare i regnskapet når uttalelsene bruker et budsjett kontra faktisk format.
