Kaizen er praksis for kontinuerlig å forbedre prosesser og redusere kostnader. Konseptet har en tendens til å gi gradvise forbedringer over lang tid. Dette konseptet kan brukes til budsjettering ved å innlemme forventede kostnadsreduksjoner i de planlagte resultatene av en virksomhet. Denne tilnærmingen kan brukes til kontinuerlig å redusere kostnadene under deres nåværende nivå.
Kaizen-budsjettering krever mye planlegging av ledelsen, siden de må bruke tilstrekkelig tid og ressurser på å undersøke alle aspekter av virksomheten, finne mulige forbedringsprosjekter og sørge for at disse prosjektene blir fullført. Også kostnadene ved disse forbedringsprosjektene må tas med i budsjettet, sammen med de forventede kaizen-besparelsene.
Mengden kostnadsreduksjoner på grunn av kaizen-aktiviteter kan budsjetteres basert på spesifikke planlagte forbedringsprosjekter. Budsjettperioden dekker imidlertid sannsynligvis et år, og forbedringsprosjektene kan dekke mye kortere tidsperioder, så det er vanskelig å knytte spesifikke forbedringer til hele budsjettperioden. Et alternativ er å legge inn den historiske prosentandelen av kostnadsreduksjoner i budsjettet, og stole på pågående kaizen-aktiviteter for omtrent å matche det budsjetterte kostnadsreduksjonsbeløpet.
Inkluderingen av kaizen-kostnadsreduksjoner i budsjettet er nyttig for å bedømme resultatene til ledere ved å matche budsjetterte forventninger til de faktiske kostnadsreduksjonene de genererer over tid. Denne informasjonen kan brukes i vurderingen av kampanjer, så vel som til bonusbetalinger.
Det er to viktige problemer med bruk av kaizen-budsjettering, som er:
Det kan være lettere å oppnå kostnadsreduksjoner i løpet av de første årene, når "lavt hengende frukt" kan lokaliseres; etter at disse innledende kostnadsreduksjonene er oppnådd, kan prosentandelen av kaizen-utløste kostnadsreduksjoner synke, noe som gir økt press på ledere om å utføre.
Hvis ikke kaizen-relaterte kostnadsreduksjoner kan oppnås, kan det hende at budsjettert overskudd og kontantstrømmer ikke en gang kan oppnås eksternt, noe som resulterer i betydelige ugunstige avvik fra budsjettet.
