Når verdien av en eiendel har gått ned, bør en del av dens balanseførte verdi avskrives i regnskapet. Det kreves en avskrivning når virkelig verdi på en eiendel er under balanseført verdi. Avskrivningsprosessen innebærer følgende trinn:
Bestem størrelsen på avskrivningen . Det er fullt mulig at bare en del av beløpet som er bokført for en eiendel (kjent som dens balanseførte verdi) trenger å bli avskrevet. For eksempel kan markedsverdien til en anleggsmiddel nå være halvparten av balanseført verdi, så det kan være lurt å avskrive bare halvparten av den balanseførte verdien. Imidlertid kan en kunde ha gått ut av virksomheten, så alle ubetalte kundefordringer for den kunden må være fullstendig avskrevet.
Lag oppføring . Opprett en journaloppføring for å avskrive riktig beløp på eiendelen. Dette vil være en kreditt til aktivakontoen. Det er to valg for debetdelen av oppføringen. Det kan være til en utgiftskonto hvis det aldri har blitt satt opp noen reserve mot eiendelen tidligere. For eksempel vil direkte avskrivning av en kundefordring bli belastet kontoen for dårlig gjeld. Alternativt kan belastningen være mot en reserve som allerede var satt opp for å motregne eiendelen. For eksempel, hvis det er en godtgjørelse for tvilsomme kontoer som utligner kundefordringer, vil debet være mot godtgjørelseskontoen.
Juster detaljregistreringer . Når du avskriver en eiendel, kan dette påvirke detaljregistrene for en konto. Når du for eksempel avskriver en kundefordring, må du sørge for at den underliggende alderen kundefordringsrapporten ikke lenger inneholder den spesifikke fordringen du avskrev.
Det er også mulig å avskrive en forpliktelse, for eksempel når en utlåner ettergir deler av eller hele lånet. I dette tilfellet er journalføringen en belastning på gjeldskontoen for å redusere eller eliminere gjeldssaldoen, og en kredit til en gevinstkonto, siden transaksjonen i hovedsak øker fortjenesten til virksomheten. En avskrivning av ansvar er relativt uvanlig; i de fleste tilfeller må bedrifter håndtere nedgang i verdien av eiendelene sine, så det er der avskrivninger må registreres.
