Utgiftssyklusen er settet med aktiviteter knyttet til anskaffelse og betaling for varer og tjenester. Disse aktivitetene inkluderer bestemmelse av hva som må kjøpes, innkjøpsaktiviteter, mottak av varer og betaling til leverandører. Mye av innspillet til utgiftssyklusen kommer fra salgssyklusen, der innkjøpskravene er drevet av volum og type kundeordrer.
Utgiftssyklusen består av flere forskjellige komponenter, inkludert rekvisisjon av varer og tjenester, valg av leverandør, bestilling av varer og tjenester, mottak av dem og etterfølgende betaling for dem. Hele utgiftssyklusen inneholder følgende aktiviteter:
Bestem hvilke varer og tjenester som må bestilles. De fleste varer som skal bestilles er nødvendig i produksjonsprosessen. For å gjøre det, beregner systemet komponentene som må være tilgjengelig for planlagt produksjon og trekker ut håndlagde og ikke tildelte råvarer for å komme til beløpene som må anskaffes. Alternativt, hvis varer eller tjenester er nødvendige for en salgs- eller administrasjonsfunksjon, fyller brukeren ut et rekvisisjonsskjema som beskriver hennes krav og videresender det til innkjøpsavdelingen.
Når varer kjøpes for pågående produksjon, vil systemet presentere innkjøpspersonalet med en foreløpig innkjøpsordre, ved hjelp av den foretrukne leverandøren som er oppgitt i hovedfilen til lageret for hver vare som skal kjøpes. Innkjøpspersonalet vurderer og godkjenner disse bestillingene, som deretter enten sendes elektronisk direkte til leverandører, eller skrives ut og sendes til dem.
Når det blir bedt om ikke-standardiserte varer og tjenester, undersøker innkjøpspersonalet mulige leverandører, velger den beste og utsteder en innkjøpsordre.
Når varer mottas, får mottaksavdelingen åpne innkjøpsordrer i systemet og legger inn mottatte mengder.
Når leverandørfakturaer mottas, blir de logget inn i systemet av det regnskapspliktige personalet. Systemet sammenligner deretter disse fakturaene med autoriserende innkjøpsordrer og mottak av informasjon for å avgjøre om fakturaene kan betales. Det kan være en betydelig mengde manuell forsoningsarbeid på dette stadiet. Resultatet er et sett med fakturaer som er godkjent for betaling.
Systemet planlegger betalinger til leverandører basert på de forhåndsbestemte betalingsbetingelsene for hver enkelt. Når en planlagt betalingsdato ankommer, behandler systemet en gruppe betalinger, som enten vil være i form av elektroniske pengeoverføringer eller sjekker.
