En hovedbok er hovedkontoen med kontoer som oppsummerer alle transaksjoner som skjer i en enhet. Det kan være et dattersett med hovedbøker som oppsummeres i hovedboken. Hovedboka blir i sin tur brukt til å samle informasjon i en virksomhets regnskap; Dette kan gjøres automatisk med regnskapsprogramvare, eller ved manuelt å samle regnskap fra informasjonen i en prøvebalanserapport (som er en oppsummering av sluttbalansen i hovedboken).
Hovedboka inneholder en debet- og kreditoppføring for hver transaksjon som er registrert i den, slik at summen av alle belastningsbalanser i hovedboken alltid skal samsvare med summen av alle kredittbalanser. Hvis de ikke stemmer overens, sies det at hovedboken er i ubalanse , og må korrigeres før pålitelige regnskaper kan utarbeides fra den.
Hovedboka består av alle individuelle kontoer som trengs for å registrere eiendeler, forpliktelser, egenkapital, inntekter, utgifter, gevinster og tapstransaksjoner i en virksomhet. I de fleste tilfeller blir detaljerte transaksjoner registrert direkte i disse hovedbokskontoene. I noen tilfeller der volumet av transaksjoner vil overvelde journalføringen i hovedboken, blir transaksjoner overført til et datterselskap, hvorfra bare kontosummiene blir registrert i en kontrollkonto i hovedboken. I sistnevnte tilfelle må en person som undersøker et problem i regnskapet, henvise tilbake til datterselskapet for å finne informasjon om den opprinnelige transaksjonen. Hovedboka blir vanligvis skrevet ut og lagret i organisasjonens årsbok, som fungerer som det årlige arkivet for forretningstransaksjonene.
Hovedbokskontoer tildeles unike identifikasjonsnummer. Disse tallene kan variere fra en enkel tresifret kode til en mer kompleks versjon som identifiserer individuelle avdelinger og datterselskaper. Kontonumre i hovedboken er vanligvis konfigurert slik at alle kontoer som oppsummeres i balansen er oppført før alle kontoer oppsummert i resultatregnskapet.
Lignende vilkår
Hovedboka er også kjent som boken for endelig oppføring.
