Et budsjett brukes av en bedrift til å sette forventninger til inntekter og utgifter i fremtidige perioder. Prosessen med å utarbeide et budsjett bør være sterkt regimentert og følge en fast tidsplan, slik at det fullførte budsjettet er klart til bruk innen begynnelsen av neste regnskapsår. Ellers vil et sent budsjett ikke være tilgjengelig for sammenligning med faktiske resultater i neste regnskapsår. Her er de grunnleggende trinnene å følge:
- Oppdater budsjettforutsetninger. Gjennomgå forutsetningene om selskapets forretningsmiljø som ble lagt til grunn for det siste budsjettet, og oppdater etter behov.
- Legg merke til tilgjengelig finansiering . Bestem det mest sannsynlige beløpet som vil være tilgjengelig i budsjettperioden, noe som kan begrense vekstplaner.
- Trinn koster poeng . Bestem om noen trinnkostnader vil påløpe i det sannsynlige omfanget av forretningsaktivitet i den kommende budsjettperioden, og definer hvor store disse kostnadene og på hvilke aktivitetsnivåer de vil bli påført.
- Lag budsjettpakke . Kopier frem de grunnleggende budsjetteringsinstruksjonene fra instruksjonspakken som ble brukt året før. Oppdater det ved å ta med de faktiske utgiftene som er påløpt i inneværende år, og årlig også denne informasjonen for hele inneværende år. Legg til en kommentar til pakken, med informasjon om trinnkostnad, flaskehalser og forventede finansieringsbegrensninger for det kommende budsjettåret. Oppgi også retningslinjer for forespørsler om kapitalbudsjettering.
- Utsted budsjettpakke . Utsted budsjettpakken personlig, der det er mulig, og svar på spørsmål fra mottakerne. Oppgi også forfallsdato for første utkast til budsjettpakken.
- Få inntektsvarsel . Få inntektsprognosen fra salgssjefen, valider den med konsernsjefen, og fordel den deretter til de andre avdelingslederne. De bruker inntektsinformasjonen i det minste delvis som grunnlag for å utvikle sine egne budsjetter.
- Få avdelingsbudsjetter . Få budsjettene fra alle avdelinger, se etter feil, og sammenlign med begrensningene for flaskehals, finansiering og trinnkostnad. Juster budsjettene etter behov.
- Valider kompensasjon . Send kompensasjonsforespørslene i avdelingsbudsjettene til personalansvarlig for validering. Dette bør omfatte samsvar mot lønnsområder og å fastslå om lønnsskatt beregnes riktig.
- Valider bonusplaner . La toppledelsen validere vilkårene der bonusplaner er arrangert, og om vilkårene i disse avtalene er rimelige. Hvis det er mer sannsynlig at bonusutbetalinger skjer, inkluder dem i budsjettet sammen med gjeldende lønnsskatt.
- Få forespørsler om kapitalbudsjett . Valider alle forespørsler om kapitalbudsjett og send dem til toppledelsen med kommentarer og anbefalinger. Match med rapporten om avhending av anleggsmidler for å sikre at eiendeler erstattes.
- Oppdater budsjettmodellen . Skriv inn all budsjettinformasjon i hovedbudsjettmodellen. Kontroller at lønnsavgiftssatsene i modellen er oppdatert for budsjettåret. Oppdater avskrivningskostnadene i modellen, basert på informasjon om forespørsel om anleggsmidler og kapitalbudsjett som allerede er mottatt.
- Gjennomgå budsjettet . Møt toppledelsen for å gjennomgå budsjettet. Fremhev mulige problemer med begrensninger og begrensninger forårsaket av finansieringsbegrensninger. Test også om gyldigheten av omsetningsforholdene for kundefordringer, varelager og leverandørgjeld i forhold til historiske beregninger, samt salg per selger. Legg merke til alle kommentarer fra ledergruppen, og send denne informasjonen tilbake til budsjettoppretterne, med forespørsler om å endre budsjettene.
- Behandle budsjettgjentakelser . Spor utestående budsjettendringsforespørsler, og oppdater budsjettmodellen med nye iterasjoner når de kommer. Sørg for å oppdatere estimerte renteutgifter og renteinntekter, ettersom finansieringsdelen av budsjettet er avklart.
- Få godkjenning . Send budsjettet til styret for godkjenning.
- Gi budsjettet . Lag en bundet versjon av budsjettet og distribuer det til alle autoriserte mottakere.
- Last inn budsjettet . Legg budsjettinformasjonen i den økonomiske programvaren, slik at du kan generere budsjett kontra faktiske rapporter.
- Bekreft lastet budsjett . Sammenlign budsjettet som er lastet inn i regnskapsprogramvaren med den godkjente budsjettversjonen, og juster for eventuelle feil.
- Lås ned budsjettet . Start passordbeskyttelse av budsjettmodellen. Lag også en kopi av modellen og arkiver kopien.
