Lønnsvindel er tyveri av kontanter fra en bedrift via lønnsbehandlingssystemet. Det er flere måter ansatte kan begå lønnssvindel på. De er:
Forskudd ikke betalt tilbake . Den mest passive typen svindel er når en ansatt ber om forskudd på lønnen og deretter aldri betaler tilbake. Dette fungerer best når regnskapspersonalet ikke registrerer forskudd som eiendeler (i stedet belaster dem direkte på bekostning), eller aldri overvåker tilbakebetaling. Dermed krever manglende utbetaling av forskudd inaktivitet fra mottakeren og utilstrekkelig transaksjonsregistrering og oppfølging av regnskapspersonalet. En månedlig prosedyre for å gjennomgå fremskritt vil eliminere dette problemet.
Vennepunching . En ansatt ordner med sine medarbeidere for å få dem til å slå timene sine inn i selskapets klokke mens han tar fri. Tilsynsgjennomgang og trusselen om oppsigelse er de beste måtene å unngå denne risikoen. Et dyrere alternativ er å bruke biometriske tidsklokker, som unikt identifiserer hver person som logger på tidsregistreringssystemet.
Spøkelsesansatte . Lønnsstaben oppretter enten en falsk ansatt i lønnsregistrene eller forlenger lønnen til en ansatt som nettopp har forlatt selskapet, og endrer betalingsjournalen slik at direkteinnskudd eller lønnsslipp blir gjort til dem. Dette fungerer best i store selskaper hvor veiledere har svært store staber og derfor ikke sporer kompensasjon i tilstrekkelig detalj. Det fungerer også bra når en veileder har forlatt selskapet og ennå ikke er erstattet, slik at spøkelsesmedarbeidere kan settes inn i sine avdelinger til en ny veileder blir utnevnt. Det er behov for periodisk revisjon av lønnsregistrene for å få øye på spøkelsesansatte. En annen måte å få øye på en spøkelsesansatt er når det ikke er noen fradrag i en lønnsslipp, siden gjerningsmannen ønsker å motta maksimalt kontantbeløp.
Avlønning av lønnsslipp . Ansatte kan ta lønnsslipp fra en annen ansatt som er fraværende, og deretter utbetale sjekken for seg selv. Dette kan unngås ved at betalmesteren beholder alle uavhentede sjekker i en låst safe, og ved å kreve at alle som mottar en lønnsslipp bevise at de er identiske med førerkort eller lignende.
Endring av lønnssats . Ansatte samarbeider med lønnsansvarlige for å øke timelønnen i lønnssystemet. En mer smart ekspeditør vil da returnere lønnssatsen til det opprinnelige nivået etter å ha begått denne svindelen i bare noen få lønnsperioder, slik at problemet er mindre lett å få øye på. Dette kan oppdages ved å matche autorisasjonsdokumenter for lønnssats til lønnsregisteret.
Uautoriserte timer . Kanskje den vanligste typen lønnssvindel er utfylling av timelister av ansatte, vanligvis i små nok trinn til å unnslippe varselet fra veilederne. Dette er et spesielt problem når det er kjent at veiledere bare foretar en kortvarig gjennomgang av timelister. Den beste kontrollen over denne typen svindel er tilsynet.
Kort sagt, det er mange måter hvor beløpet som utbetales ut, kan utvides svindelaktig. Dette er vanskelig å oppdage når beløpene er små, så du må vurdere kostnadene ved forebyggende aktiviteter i forhold til mengden besparelser som genereres.
