Et bevis på kontanter er egentlig en fremføring av hver ordrelinje i en bankavstemming fra en regnskapsperiode til den neste, og inneholder separate kolonner for kontantmottak og kontantutbetalinger. Kolonnene (og formelen) som brukes til bevis på kontanter er:
Begynnelsessaldo + Kontantmottak i perioden - Kontantutbetalinger i perioden = Balanse
Når det brukes for hver artikkel i en bankavstemming, fremhever beviset på kontanter områder der det er avvik, og som derfor kan kreve nærmere undersøkelse, og kanskje noen justeringsoppføringer. Et bevis på kontanter kan indikere en rekke andre avstemmingsproblemer som vil kreve justeringer av selskapets regnskapsoppføringer, inkludert følgende:
Bankkostnader ikke registrert
Ikke tilstrekkelige pengesjekker ikke slettet fra innskuddspostene
Renteinntekter eller renteutgifter ikke registrert
Sjekker eller innskudd registrert av banken i andre beløp enn det de ble registrert av selskapet
Sjekker innhentet av leverandører som selskapet annullerte
Kontantutbetalinger og / eller kontantkvitteringer registrert på feil konto
Et bevis på kontanter kan også avdekke tilfeller av svindel. Hvis det er en forskjell mellom totalene, kan det indikere tilstedeværelsen av uautoriserte lån og tilbakebetalinger innen tidsperioden dekket av en enkelt kontoutskrift. Dermed, hvis en kontroller ulovlig ville ta ut $ 10.000 fra firmakontiene nær begynnelsen av måneden for personlig bruk og erstattet midlene før utgangen av måneden, ville problemet ikke vises i en normal bankavstemming som en avstemmende vare. Imidlertid vil et bevis på kontanter være mer sannsynlig å markere det ekstra kontantuttaket og kontantavkastningen i løpet av perioden.
Et bevis på kontanter er mer komplisert å fullføre enn en bankavstemming. Imidlertid gir det en større grad av detaljer, og det gjør det lettere å finne feil enn en bankavstemming. Dermed kan det være kostnadseffektivt å bruke et bevis på kontanter når du forventer å finne et stort antall forskjellige kontanterelaterte feil innen en regnskapsperiode.
