Kontoplanen er en liste over alle kontoer som brukes i hovedboken for en organisasjon. Diagrammet brukes av regnskapsprogramvaren til å samle informasjon i et foretaks regnskap. Diagrammet er vanligvis sortert i rekkefølge etter kontonummer, for å lette oppgaven med å finne bestemte kontoer. Regnskapene er vanligvis numeriske, men kan også være alfabetiske eller alfanumeriske.
Kontoer er vanligvis oppført i rekkefølge etter utseende i regnskapet, og starter med balansen og fortsetter med resultatregnskapet. Dermed begynner kontoplanen med kontanter, inntekt gjennom gjeld og egenkapital, og fortsetter deretter med kontoer for inntekter og deretter utgifter. Mange organisasjoner strukturerer kontoplanen slik at utgiftsinformasjon blir samlet separat av avdelingen. således har salgsavdelingen, ingeniøravdelingen og regnskapsavdelingen alle samme utgiftskontoer. Den nøyaktige konfigurasjonen av kontoplanen vil være basert på behovene til den enkelte virksomhet.
Typiske kontoer som finnes i kontoplanen er:
Eiendeler:
Kontanter (hovedkontokonto)
Kontanter (lønnskonto)
Småpenger
Omsettelige verdipapirer
Kundefordringer
Godtgjørelse for tvilsomme kontoer (kontrakonto)
Forskuddsbetalte kostnader
Inventar
Anleggsmidler
Akkumulert avskrivning (kontrakonto)
Andre eiendeler
Forpliktelser:
Leverandørgjeld
Påløpt gjeld
Skatt som skal betales
Lønn betales
Merknader betales
Aksjonærer egenkapital:
Vanlig lager
Foretrukket aksje
Beholdt inntjening
Inntekter:
Inntekter
Salgsretur og kvoter (kontrakonto)
Utgifter:
Varekostnad
Reklameutgifter
Bankgebyrer
Avskrivninger
Lønnskattutgifter
Leieutgifter
Forsyningsutgifter
Utilities Expense
Lønnskostnad
Andre utgifter
Beste praksis for kontoplan
Følgende punkter kan forbedre kontoplanen for et selskap:
Konsistens . Det er viktig at du opprinnelig oppretter et kontoplan som neppe vil endre seg i flere år, slik at du kan sammenligne resultatene i samme konto over en flerårsperiode. Hvis du starter med et lite antall kontoer og deretter gradvis utvider antall kontoer over tid, blir det stadig vanskeligere å få sammenlignbar økonomisk informasjon i mer enn det siste året.
Lås ned . Ikke la datterselskaper endre standard kontoplan uten en veldig god grunn, siden mange versjoner er i bruk, gjør det vanskeligere å konsolidere resultatene av virksomheten.
Størrelsesreduksjon . Gjennomgå regelmessig kontolisten for å se om noen kontoer inneholder relativt uvesentlige beløp. Hvis ja, og hvis denne informasjonen ikke er nødvendig for spesielle rapporter, lukker du disse kontoene og ruller den lagrede informasjonen til en større konto. Å gjøre dette med jevne mellomrom holder antall kontoer nede på et håndterbart nivå.
Hvis du kjøper et annet selskap, er en nøkkeloppgave å flytte den overtakende kontoplanen til morselskapets kontoplan, slik at du kan presentere konsoliderte økonomiske resultater. Denne prosessen er kjent som å kartlegge oppkjøpets informasjon i foreldrenes kontoplan.
