Innsamlingspersonalet kan håndtere et enormt antall forfalte fakturaer. I så fall trenger innsamlingslederen en prosedyre for å håndtere kunder på en standardisert måte for å løse betalingsproblemer. Den detaljerte innsamlingsprosedyren er oppført nedenfor. Prosessflyten som er nevnt her, representerer generelt bare stadiene av interaksjon med en kunde. Disse trinnene kan blandes, suppleres eller elimineres, avhengig av betalingsstatus for hver faktura. Trinnene er:
Tilordne forfalte fakturaer (valgfritt) . Når en faktura blir forfalt for betaling, tilordner du den til en innsamlingsansvarlig for innkrevingsaktiviteter.
Bekreft tillatte fradrag (valgfritt) . En kunde kan sende inn et skjema som beskriver et fradragskrav under selskapets markedsføringsplan. I så fall må du bekrefte kravet med markedssjefen og matche det mot fradrag kunden har trukket. Hvis et fradrag kan spores til det tillatte fradraget, må du sende inn et godkjenningsskjema for kreditnota for å motregne beløpet for fradraget.
Send ut bokstaver . Bruk regnskapsprogramvaren til å skrive ut bokstaver med faste intervaller, hvor hver påpeker forfalte fakturaer til kundene. Gjennomgå bokstavene og trekk ut eventuelle andre innsamlingsaktiviteter som allerede pågår. Send eller send de andre slående brevene til kundene.
Start direkte kontakt . Hvis det fremdeles er utestående forfalte fakturaer, kan du ringe kundene for å diskutere årsakene til manglende betaling. Etter hver samtale registrerer du detaljene for samtalen, inkludert dato, kontaktet person, årsaker for sen betaling og løfter om å betale.
Avregne betalingsordninger (valgfritt) . Hvis det er nødvendig å godta en lengre betalingsperiode, dokumenter vilkårene for betalingene, samt eventuelle renter som skal betales og eventuelle personlige garantier for betaling.
Juster kredittgrensen (valgfritt) . På dette tidspunktet skal samlepersonalet ha tilstrekkelig informasjon om den økonomiske tilstanden til en kunde til å anbefale kredittpersonalet hvis en reduksjon eller avslutning av en kundes kredittgrense er i orden. Kredittpersonalet er ansvarlig for å endre en kredittgrense - inkassopersonalet gir bare informasjon.
Overvåk betalinger under oppgjørsordninger (valgfritt) . Hvis det er spesielle betalingsplaner, kan du sammenligne planlagte betalingsdatoer med datoene betalinger faktisk mottas, og kontakte kunder så snart det ser ut til at de vil savne en planlagt betalingsdato. Dette nivået av overvåking er nødvendig for å hindre kundene i å forsinke betalingen.
Henvis til innsamlingsbyrå . Når alle andre interne innsamlingsteknikker har blitt forsøkt, flytt fakturaene til et innkrevingsbyrå. På dette tidspunktet bør kunden absolutt plasseres på en kredittholdeliste.
Saksøk kunden (valgfritt) . Hvis alle andre alternativer har mislyktes, må du møte selskapets juridiske personale for å avgjøre om selskapet har tilstrekkelig sak mot en kunde for å vinne en dom mot det i retten. Kunden skal også ha tilstrekkelige eiendeler tilgjengelig for å kunne dømme den. Hvis disse problemene ser ut til å være gunstige, så autoriser det juridiske personalet til å gå videre med en søksmål.
Skriv av gjenværende saldo . Hvis alle innsamlingsteknikker mislykkes, fyller du ut et godkjenningsskjema for kreditnota som beløpet på fakturaen (e) som skal skrives av.
Gjør post mortem . Hvis det var et spesifikt problem med selskapets systemer som førte til at det oppstod en dårlig gjeld, kan du ringe et møte for de menneskene som er tettest knyttet til problemet for å diskutere en løsning. Tilordne ansvar for handlingspunkter, dokumenter møtet og planlegg oppfølgingsmøter etter behov.
Det er mer sannsynlig at den skisserte innsamlingsprosedyren vil bli brukt av nytt innsamlingspersonell. Mer erfarne ansatte bør få variere sine aktiviteter fra denne listen, basert på deres meninger om den beste måten å samle inn fra visse kunder.
