Regnskapsprosessen er tre separate typer transaksjoner som brukes til å registrere forretningstransaksjoner i regnskapsregistrene. Denne informasjonen blir deretter samlet i regnskapet. Transaksjonstyper er:
Den første transaksjonstypen er å sikre at reverserende poster fra forrige periode faktisk er reversert.
Den andre gruppen består av trinnene som trengs for å registrere individuelle forretningstransaksjoner i regnskapsregistrene.
Den tredje gruppen er den periodebehandlingen som kreves for å lukke bøkene og lage regnskap.
Vi vil ta for oss disse tre delene av regnskapsprosessen nedenfor.
Begynnelsen av periodebehandling
Kontroller at alle transaksjoner som er angitt som reverserende poster i foregående perioder, faktisk er reversert. Hvis du gjør det, sikres det at transaksjoner ikke blir registrert to ganger i inneværende periode. Disse transaksjonene blir vanligvis markert som reverserende oppføringer i regnskapsprogramvaren, så reverseringen skal være automatisk. Ikke desto mindre må du undersøke regnskapet i begynnelsen av perioden for å bekrefte reverseringene. Hvis et reverseringsflagg ikke ble satt, må en oppføring reverseres manuelt ved hjelp av en ny journaloppføring.
Individuelle transaksjoner
Trinnene som kreves for individuelle transaksjoner i regnskapsprosessen er:
Identifiser transaksjonen . Først må du bestemme hva slags transaksjon det kan være. Eksempler er å kjøpe varer fra leverandører, selge produkter til kunder, betale ansatte og registrere mottak av kontanter fra kunder.
Forbered dokument . Det er ofte et forretningsdokument som skal utarbeides eller anerkjennes for å igangsette transaksjonen, for eksempel en faktura til en kunde eller en faktura fra en leverandør.
Identifiser kontoer . Hver forretningstransaksjon blir registrert på en konto i regnskapsdatabasen, for eksempel en inntekts-, utgifts-, eiendel-, gjelds- eller egenkapitalkonto. Identifiser hvilke kontoer som skal brukes til å registrere transaksjonen.
Registrer transaksjonen . Skriv inn transaksjonen i regnskapssystemet. Dette gjøres enten med en journaloppføring eller et online standard transaksjonsskjema (som brukes til å registrere kontantkvitteringer mot åpne kundefordringer). I sistnevnte tilfelle danner transaksjonen registreringsinformasjon i et forhåndsbestemt sett med kontoer (som kan overstyres).
Disse fire trinnene er den delen av regnskapsprosessen som brukes til å registrere individuelle forretningstransaksjoner i regnskapsregistrene.
Periodeavslutning
De resterende trinnene i regnskapsprosessen brukes til å samle all informasjonen som ble opprettet i de foregående trinnene, og presentere den i formatet for regnskapet. Trinnene er:
Forbered prøvebalanse . Prøvesaldoen er en oversikt over sluttbalansen i hver konto. Summen av alle debetene i prøvebalansen skal være lik summen av alle studiepoengene; hvis ikke, var det en feil i oppføringen av de opprinnelige transaksjonene som må undersøkes og korrigeres.
Juster prøvebalansen . Det kan være nødvendig å justere prøvebalansen, enten for å korrigere feil eller for å opprette kvoter av forskjellige slag, eller for å påløpe inntekter eller utgifter i perioden.
Forbered justert prøvebalanse . Dette er den opprinnelige prøvebalansen, pluss eller minus alle justeringer som senere er gjort.
Utarbeide regnskap . Opprett regnskapet fra den justerte prøvebalansen. Eiendoms-, gjelds- og egenkapitallinjeposter utgjør balansen, mens inntektskostnadslinjene danner resultatregnskapet.
Lukk perioden . Dette innebærer å flytte saldoen i inntekts- og utgiftskontiene til konto for beholdt inntjening, slik at de er tomme og klare til å motta transaksjoner for neste regnskapsperiode.
Forbered en prøvebalanse etter avsluttet . Denne versjonen av prøvebalansen skal ha null kontosaldoer for alle inntekts- og utgiftskontoer.
I realiteten vil enhver regnskapsprogramvare automatisk opprette alle versjoner av prøvebalansen og regnskapet, slik at de faktiske trinnene i regnskapsprosessen kan reduseres betraktelig. I stedet vil trinnene som brukes i et datastyrt miljø sannsynligvis være:
Utarbeide regnskap . Denne informasjonen blir automatisk samlet fra hovedbok av regnskapsprogramvaren.
Lukk perioden . Regnskapsstaben stenger regnskapsperioden som nettopp er fullført, og åpner den nye regnskapsperioden. Dette forhindrer at transaksjoner i nåværende periode utilsiktet blir inngått i forrige regnskapsperiode. I et flerdivisjonsselskap kan det være nødvendig å fullføre dette periodeavslutningstrinnet i programvaren for hvert datterselskap.
Lignende vilkår
Regnskapsprosessen er også kjent som regnskapssyklusen.
