Bankavstemmingsprosessen innebærer å sammenligne de interne og bankregistrene for en bankkonto, og justere de interne postene etter behov for å bringe de to på linje. Dette gjøres for å sikre at en organisasjons kontantbalanse er nøyaktig. Bankavstemmingsprosessen utføres vanligvis med bankavstemmingsmodulen i en regnskapsprogramvare. Forutsatt at dette er tilfelle, følg disse trinnene for å fullføre en bankavstemming:
Få tilgang til bankoppføringer . Få tilgang til den elektroniske kontoutskriften som banken har gitt for selskapets kontantkonto (antagelig betalingskontoen).
Få tilgang til programvare . Få tilgang til bankavstemningsmodulen i regnskapsprogramvaren.
Oppdater uavklarte sjekker . Gå til sjekkseksjonen i bankavstemmingsmodulen. Systemet vil vise en liste over uavklarte kontroller. Match denne listen med sjekker mot listen over sjekker som har ryddet banken, som oppført på kontoutskriften. I bankavstemmingsmodulen merker du alle sjekker som har ryddet banken. Følgende problemer kan oppstå:
Hvis noen sjekker som banken har godkjent, er oppført på kontoutskriften med andre beløp enn det selskapet registrerte, kan du gå til sjekkbildet som er lagt ut på bankens nettsted for å verifisere beløpet på sjekken. Hvis selskapet registrerte det feil, gjør du en justeringsoppføring for å matche sjekkbeløpet til beløpet registrert av banken.
Hvis noen sjekker som banken har registrert som oppgitt, er oppført feil av banken, kan du kontakte banken og sende dem dokumentasjon på feilen. Denne forskjellen mellom de registrerte beløpene til banken og selskapet vil forbli til det tidspunkt banken justerer sine poster. I mellomtiden vil forskjellen være en forsonende vare.
Oppdater innskudd under transport . Gå til innskuddsdelen i bankavstemmingsmodulen. Systemet viser en liste over innskudd under transport. Match disse innskuddene mot listen over innskudd som har ryddet banken, som oppført på kontoutskriften. Merk av bankinnskuddsmodulen i bankavstemmingsmodulen. Følgende problemer kan oppstå:
Banken kan ha registrert noen innskudd som selskapet ikke registrerte. I så fall, få tilgang til sjekkbildet som er lagt ut på bankens nettsted for å bekrefte hvem som har utstedt sjekken og beløpet på den. Registrer dette innskuddet i selskapets poster.
Selskapet kan ha registrert noen innskudd som ikke ble registrert av banken. Dette kan skyldes en ikke tilstrekkelig pengesituasjon, eller fordi banken ikke godtar utenlandske sjekker. Disse innskuddene vil avstemme varene til det tidspunktet selskapet kan overbevise banken om å sette dem inn eller finner en alternativ måte å konvertere de innskuddte sjekkene til kontanter. Det kan også kreve reversering av disse deponerte varene i selskapets poster.
Legg inn nye utgifter . Oppgi som utgifter i selskapets poster eventuelle utgiftsposter som banken registrerte mot kontoen. Eksempler på slike utgifter er:
Ikke tilstrekkelige fondsgebyrer . Dette er et gebyr som påløper selskapet for sjekker som er deponert (eller utstedt) som utstederen ikke hadde tilstrekkelige midler til.
Sjekk utskriftsgebyr . Dette er et gebyr som belastes når selskapet bestiller ny sjekkbeholdning gjennom banken.
Servicegebyr . Banken vil belaste gebyrer for varer som sjekkbehandling, innskuddsbehandling, direkte innskudd og bankoverføringer utstedt og mottatt (kjent som løftegebyrer).
Angi banksaldo . Angi den endelige kontantsaldoen som er angitt på kontoutskriften i bankavstemmingsmodulen.
Gjennomgå forsoning . Programvaren skal nå presentere noen forskjell i den endelige kontantsaldoen som er registrert av selskapet og banken, sammen med eventuelle avstemmende poster, for eksempel utestående sjekker og innskudd under transport. Hvis det ikke er noen papirløs avstemning, skriver du ut bankavstemmingen og lagrer den.
Fortsett etterforskningen . Hvis det er en udokumentert avstemning, kan du gjennomgå trinnene for bankavstemming. Hvis det fremdeles er en udokumentert avvik, gå tilbake til bankavstemmingen for de foregående periodene og se om avviket oppsto i en tidligere periode. I så fall kan du undersøke de tidligere periodene for å finne forskjellen.
Juster for uvesentlige gjenstander . Hvis den gjenværende forskjellen er uvesentlig, kan det være akseptabelt å registrere forskjellen i selskapets bøker, i stedet for å bruke tid på ytterligere etterforskningsaktiviteter.
Gitt den tid det tar å fullføre bankavstemmingsprosessen, prøver noen selskaper å minimere innvirkningen på avslutningsprosessen ved periodeavslutning ved å kjøre en daglig avstemming. Ved å gjøre det er eventuelle gjenværende avstemmende gjenstander ved månedsslutt så små at de kan fullføres på få minutter.
