En sjekkliste for internkontroll er ment å gi en organisasjon et verktøy for å evaluere tilstanden til systemet for interne kontroller. Ved periodisk å sammenligne sjekklisten med faktiske systemer, kan man oppdage kontrollnedbrudd som bør utbedres. Når det følges regelmessig, har en sjekkliste følgende fordeler:
Det er færre tilsynskommentarer om svakheter i internkontrollen
Ledelsen kan forsikre seg om at rapporterte økonomiske resultater er nøyaktige
Det er redusert risiko for aktiva tap på grunn av svindel
Det er mindre sjanse for at organisasjonen ikke overholder gjeldende forskriftskrav
Intern kontroll er et system med policyer, prosedyrer, gjennomganger, adskillelse av plikter og andre aktiviteter som brukes for å minimere risikoen for aktivatap, produsere nøyaktige årsregnskaper og utføre operasjoner på en effektiv og ryddig måte.
Når du går gjennom en internkontroll sjekkliste, er hensikten å oppdage eventuelle mangler eller svake kontroller. Et slikt funn indikerer ikke automatisk tilstedeværelsen av et kontrollproblem som krever utbedring. Hvis det er motregningskontroller andre steder i systemet, kan en svak kontroll betraktes som akseptabel. For eksempel, hvis en signaturplate brukes til å signere sjekker, kan dette betraktes som en kontrollsvakhet, bortsett fra at det kreves en formell godkjenning oppstrøms for hver innkjøpsordre som utstedes. Denne motregningskontrollen sørger for at kjøp fortsatt er godkjent et sted i innkjøpssystemet.
Sjekklisten for internkontroll kan være enorm, og er skreddersydd for den enkelte virksomhets behov. For eksempel er kontrollene som brukes til et kasino (med tung bruk av kontanter) ganske forskjellige fra kontrollene som brukes i et programvareutviklingsselskap (som kanskje aldri bruker kontanter i det hele tatt). Her er et utvalg av kontrollene som kan bli funnet i en typisk virksomhet:
Sjekkliste for gjeldskontroll:
Alle fakturaer over $ 50 er godkjent av en leder
En treveis samsvar med innkjøpsordren, mottaksdokumentet og leverandørfakturaen gjennomføres
Tom sjekk lagres på et låst sted
Sekvensen av sjekknummer blir sporet
Sjekker signeres manuelt
Fakturaer blir stemplet "betalt" når de er betalt
Sjekkliste for fakturering av kundefakturering:
Alle rabatter og spesialpriser er bekreftet
Fakturaer kontrolleres for feil
Uovertruffen konnossement blir gjennomgått
Salgsordresummen sammenlignes med fakturasummen
Uttalelser om ubetalte beløp utstedes til kunder
Sjekkliste for lønnsstyring:
Tidslister blir matchet med en liste over nåværende ansatte
Timene som er oppgitt på timelister er godkjent av veilederne
Totalene som er lagt inn i lønnssystemet, samsvares med totalsummer for timelisten
Det foreløpige lønnsregisteret blir gjennomgått og godkjent av lønnslederen
Alle lønnssjekker distribueres manuelt til personene som er oppført på sjekkene
