En utgiftsrapport er et skjema som brukes til å spore forretningsutgifter. Det fullføres vanligvis av ansatte å spesifisere utgifter som de ber om refusjon for. Kvitteringer er vanligvis knyttet til skjemaet hvis de relaterte utgiftsbeløpene overstiger et visst minimumsbeløp. Arbeidsgiveren undersøker innleveringene for nøyaktighet og gyldighet, og betaler de ansatte de etterspurte beløpene. Arbeidsgiveren kan da registrere de refunderte beløpene som en virksomhetskostnad, noe som innregner i beløpet til regnskapsført overskudd og skattepliktig overskudd som er innregnet.
Utgiftsrapporter kan også brukes til å detaljere utgifter som er gjort mot et opprinnelig ansattes forskudd. I så fall registrerer arbeidsgiveren fremdeles de innsendte beløpene som en virksomhetskostnad, men det er ingen refusjon; i stedet trekker arbeidsgiveren utgiftene fra beløpet på den ansattes forskudd.
En utgiftsrapport kan inneholde en rekke selskapsspesifikke informasjonsfelt, men krever vanligvis minst følgende kjerneinformasjon:
Dato da en utgift ble pådratt (samsvarer med datoen på den tilhørende kvitteringen)
Kostnadens art (for eksempel flybilletter, måltider eller parkeringsavgifter)
Kostnadens størrelse (samsvarer med beløpet på den relaterte kvitteringen)
Kontoen som utgiften skal belastes med
En delsum for hver type utgifter
En subtraksjon for tidligere forskudd betalt til den ansatte
Den totale summen av refusjonsbeløpet
Et skjema for utgiftsrapporter kan også inneholde et sammendrag av arbeidsgivers politikk for reise og underholdning, som definerer hvilke utgifter som ikke vil bli refundert av selskapet (for eksempel utgifter til underholdning på rommet).
Utgiftsrapportkonseptet kan også referere til en detaljert oversikt over utgifter som påløper hver avdeling i et selskap i en rapporteringsperiode. Denne informasjonen blir undersøkt for å se om de faktiske utgiftene er forskjellige fra forventningene. I så fall kan ledelsen undersøke årsakene til disse avvikene.
