Kontantinnkrevingssyklusen er antall dager det tar å samle inn fordringer. Tiltaket er viktig for å spore en virksomhets evne til å gi en rimelig mengde kreditt til verdige kunder, samt for å samle fordringer i tide. Konseptet er ikke det samme som kontantkonverteringssyklusen, som er en lengre periode som begynner med utstrømningen av kontanter for å betale for varer og slutter med den påfølgende mottakelsen av kontanter fra salget av disse varene. Beregningen for inkassosyklusen er å dele årlig kredittomsetning med 365, og dele resultatet opp i gjennomsnittlig kundefordring. Formelen er:
Gjennomsnittlig kundefordring ÷ (Årlig kredittomsetning ÷ 365)
Innkrevingssyklusen bør holdes så kort som mulig av følgende årsaker:
Rask inkasso betyr mer kontanter tilgjengelig, noe som reduserer selskapets lånebehov
En eldre faktura kan ikke godtas som sikkerhet for et lån
En eldre faktura er kanskje ikke akseptabel for diskontering av fakturaer
En faktura er vanligvis vanskeligere å samle inn, jo lenger den forblir utestående
Motsatt kan det være akseptabelt å ha en lengre kontantinnkrevingssyklus hvis ledelsen bruker en avslappet kredittpolicy for å utvide kreditt til flere marginale kunder der sannsynligheten for innkreving er lavere enn vanlig.
Du bør alltid prøve å samle inn ubetalte fordringer tidligere, for å akselerere kontantstrømmen. Flere teknikker for å gjøre dette er:
Fakturere umiddelbart . Gi alltid en faktura til kunden så snart levering av varene eller levering av tjenestene er fullført. Ellers utsetter du innsamlingen ved aldri å gi kunden noe dokument å betale for.
Kontakt kunde før forfallsdato . Det kan være kostnadseffektivt å kontakte de kundene med større utestående fordringer mellom faktureringsfristene. Årsaken er at du kan avdekke et betalingsproblem som du kan begynne å jobbe med umiddelbart, i stedet for flere uker senere, når du normalt vil merke problemet.
Dunning brev . Send en automatisk melding til kunden, og minne dem om at en betaling er i ferd med å forfalle, eller at den nå er forfalt. Det er en rekke måter å sende et slående brev for å tiltrekke seg mottakers oppmerksomhet, for eksempel ved levering over natten.
Få betaling av ubestridte beløp . Hvis en kunde klager på en bestemt ordrelinje på en faktura, må du insistere på at kunden betaler for alle de andre ordrelinjene - mens du fortsetter å undersøke det som er omstridt.
Personlig besøk . Det er mye vanskeligere for en kunde å utsette en betaling når du sitter foran dem. Dette er tydeligvis bare kostnadseffektivt for svært store forfalte saldoer.
Selger samler inn . Hvis firmaet ditt bruker et praktisk salgspersonell til å gjøre salg, har disse menneskene de beste kontaktene hos en kunde, og er derfor i den beste posisjonen til å samle inn betaling.
Ta tilbake varer . Hvis kunden rett og slett ikke kan betale, og du solgte varene, kan du prøve å gjenopprette og selge varene på nytt.
Utstede advokatbrev . Også kjent som et "nastygram", dette er en trussel om rettslige skritt uten å faktisk ta rettslige skritt. Det er en relativt billig måte å involvere en advokat, og blir vanligvis utstedt på advokatens brevpapir.
Overfør til innsamlingsbyrå . Hvis ingen andre metoder fungerer, kan du overføre kontoen til et innsamlingsbyrå, som kan være mer aggressiv med innsamlingsaktivitetene enn du er villig til å være.
