En 1099-leverandør er en betegnelse som er oppført i hver av postene i leverandørens hovedfil som er en del av en regnskapsprogramvare. Hvis du utpeker en leverandør som en 1099-leverandør, vil systemet skrive ut et skjema 1099 for leverandøren som en del av 1099-batchbehandlingen som følger kalenderårets slutt. Selskapet sender deretter det resulterende 1099-skjemaet til leverandøren, som leverandøren skal bruke til skatteregistreringsformål. Programvaren skal ikke skrive ut et skjema 1099 for noen leverandører som selskapet har utstedt kumulative betalinger for hele kalenderåret på mindre enn $ 600.
En utstedende virksomhet sender en kopi av denne rapporten til Internal Revenue Service (IRS). Hensikten med 1099-leverandørbetegnelsen er å sikre at leverandører rapporterer riktig inntekt til IRS for inntektsskattrapporteringsformål.
1099-leverandørbetegnelsen skal brukes på enhver leverandør som har følgende egenskaper (dette er en delvis liste):
Avgifter for profesjonelle tjenester
Provisjoner betalt til ikke-ansatte
Gebyrer betalt til uavhengige entreprenører
Skattepliktige frynsegoder for ikke-ansatte
Direktørhonorar
Fisk kjøpt for kontanter
Gyldne fallskjermutbetalinger
Generelt er denne betegnelsen for en leverandør enhet som ikke er et selskap.
Den beste fremgangsmåten for å utpeke en 1099-leverandør er å la alle leverandører fylle ut og sende inn et skjema W-9, forespørsel om skattebetalers identifikasjonsnummer og sertifisering, før de betaler dem. Du kan deretter utlede fra skjema W-9 hva den riktige betegnelsen skal være.
Det er også en god praksis å ha skjemaet W-9 oppdatert på årsbasis, slik at du fortsatt har den nyeste postadressen som er arkivert for hver leverandør. Dette advarer deg alltid om organisasjonsendringer hos en leverandør; Dette er nyttig for oppdatering av 1099-flagget i regnskapsprogramvaren.