Innkreving av kundefordringer er viktig, siden den gir kontanter som trengs for å støtte selskapets virksomhet. Innkreving av kundefordringer er ikke bare oppgaven til inkassoseksjonen. I stedet krever det en virksomhetsomfattende innsats, fordi samlingene kan forbedres før en faktura blir utstedt til kundene. Vurder følgende trinn for å samle kundefordringer:
Intern problemløsning
En god del av alle kundefakturaer blir ikke betalt fordi kundene er misfornøyde med varene eller tjenestene de har mottatt. Dette er ikke samlingsavdelingen sin skyld. I stedet må toppledelsen være involvert i å følge gjennom hvert spørsmål som kunder har påpekt, for eksempel mislykkede produkter, utilstrekkelig service, skadede varer, feil sendte varer og så videre. I mange tilfeller vil de interne prosessene som forårsaket disse problemene gjøre det igjen til korrigerende tiltak er tatt. Kort sagt, det må være en aktiv tilbakemeldingsløyfe som sender kundeklager tilbake til en kjerneledelsesgruppe for løpende problemløsning.
Samlingsledelse
Alle som er involvert i samlinger, må få tid og ressurser til å delta i samlinger på en effektiv måte. Følgende elementer kan bidra til å forbedre avdelingens effektivitet:
Innlegg . Umiddelbar bokføring av kontanter, så innsamlingspersonalet ringer ikke kunder om fakturaer de allerede har betalt.
Database . Et datastyrt innsamlingssystem som sporer kundeløfter, automatisk ringer opp kunder, automatisk sender e-post til fakturaer og så videre. Dette øker effektiviteten til innsamlingspersonalet.
Personalets støtte . Administrativt personale som holder alle unødvendige distraksjoner borte fra innsamlingspersonalet.
Planlegging av personalet . Arbeidsplanlegging som forhindrer samlingspersonalet fra å være involvert i andre aktiviteter enn samlinger i løpet av topptid.
Samlingsteknikker
Det finnes en rekke standardteknikker som brukes til å kontakte kunder og trekke betalingsløfter fra dem. Et utvalg av de vanligste metodene er:
Gi ut brev eller e-post når det ser ut til at kundene trenger en mild påminnelse. Noen selskaper bruker en serie av disse kommunikasjonene, hver med gradvis strengere ordlyd.
Del de forfalte kundefordringene i grupper, med fakturaer med høyest dollar som får mest kontinuerlig oppmerksomhet. Dette fokuserer oppmerksomheten på å samle de få fakturaene som utgjør størstedelen av forfalte fordringer.
Involver selgerne i innsamlingsarbeidet for større eller vanskeligere innsamlingsoppgaver, der deres kundeforbindelser kan være til hjelp.
Tilby å ta tilbake varer som det er åpenbart at betaling ikke vil bli mottatt.
Involver et advokatfirma i samlinger. Å utstede merknader på brevpapiret til advokatfirmaet kan formidle inntrykket av at selskapet er i ferd med å ta søksmål mot kunden.
Legg inn krav mot kunden i retten for små krav.
