Aktivitetsbasert kostnadsberegning (ABC) er en metode for å presisere allokering av overheadkostnader ved å tilordne dem til aktiviteter. Når kostnadene er tildelt aktiviteter, kan kostnadene tildeles kostnadsobjektene som bruker disse aktivitetene. Systemet kan brukes til målrettet reduksjon av overheadkostnader. ABC fungerer best i komplekse miljøer, der det er mange maskiner og produkter, og sammenflettede prosesser som ikke er enkle å ordne opp. Omvendt har den mindre bruk i et strømlinjeformet miljø der produksjonsprosesser forkortes.
Aktivitetsbasert kostnadsflyt
Aktivitetsbasert kostnad forklares best ved å gå gjennom de forskjellige trinnene. De er:
Identifiser kostnader . Det første trinnet i ABC er å identifisere kostnadene vi ønsker å fordele. Dette er det mest kritiske trinnet i hele prosessen, siden vi ikke ønsker å kaste bort tid med et for bredt prosjektomfang. For eksempel, hvis vi vil bestemme den totale kostnaden for en distribusjonskanal, vil vi identifisere reklame- og lagerkostnader relatert til den kanalen, men vil ignorere forskningskostnadene, siden de er relatert til produkter, ikke kanaler.
Last inn sekundærkostnadsbassenger . Opprett kostnadsmasser for de kostnadene som påløper for å levere tjenester til andre deler av selskapet, i stedet for direkte å støtte selskapets produkter eller tjenester. Innholdet i sekundære kostnadspasser inkluderer vanligvis datatjenester og administrative lønn og lignende kostnader. Disse kostnadene fordeles senere til andre kostnadsbassenger som mer direkte vedrører produkter og tjenester. Det kan være flere av disse sekundære kostnadsbassengene, avhengig av kostnadens art og hvordan de skal fordeles.
Last inn primærkostnadsbassenger . Lag et sett med kostnadsbassenger for disse kostnadene nærmere tilpasset produksjonen av varer eller tjenester. Det er veldig vanlig å ha separate kostnadsgrupper for hver produktlinje, siden kostnader har en tendens til å oppstå på dette nivået. Slike kostnader kan omfatte forskning og utvikling, reklame, anskaffelse og distribusjon. På samme måte kan du vurdere å lage kostnadsbassenger for hver distribusjonskanal eller for hvert anlegg. Hvis produksjonsbatcher har veldig varierende lengde, bør du vurdere å lage kostnadsbassenger på batchnivå, slik at du tilstrekkelig kan tildele kostnader basert på batchstørrelse.
Mål aktivitetsdrivere . Bruk et datainnsamlingssystem for å samle inn informasjon om aktivitetsdrivere som brukes til å fordele kostnadene i sekundære kostnadsgrupper til primære kostnadsgrupper, samt å fordele kostnadene i primære kostnadsgrupper til kostnadsobjekter. Det kan være dyrt å samle informasjon om aktivitetsdrivere, så bruk aktivitetsdrivere som det allerede blir samlet inn informasjon om, der det er mulig.
Alloker kostnader i sekundære bassenger til primære bassenger . Bruk aktivitetsdrivere til å fordele kostnadene i sekundærkostnadene til primærkostnadene.
Kostnadskostnader for kostnadsobjekter . Bruk en aktivitetsdriver til å tildele innholdet i hver primære kostnadsgruppe til kostnadsobjekter. Det vil være en egen aktivitetsdriver for hver kostnadsgruppe. For å fordele kostnadene, del de totale kostnadene i hver kostnadsgruppe med den totale aktivitetsmengden i aktivitetsdriveren for å fastslå kostnaden per aktivitetsenhet. Del deretter kostnadene per enhet til kostnadsobjektene, basert på deres bruk av aktivitetsdriveren.
Formuler rapporter . Konverter resultatene fra ABC-systemet til rapporter for administrasjonsforbruk. For eksempel, hvis systemet opprinnelig var designet for å samle overheadinformasjon etter geografisk salgsregion, så rapporter om inntektene i hver region, alle direkte kostnader og overhead fra ABC-systemet. Dette gir ledelsen en full kostnadsvisning av resultatene som genereres av hver region.
Handle på informasjonen . Den vanligste ledelsesreaksjonen på en ABC-rapport er å redusere mengden aktivitetsdrivere som brukes av hvert kostnadsobjekt. Hvis du gjør det, bør du redusere kostnadene som brukes.
Vi har nå kommet til en fullstendig ABC-tildeling av overheadkostnader til de kostnadsobjektene som fortjener å bli belastet med overheadkostnader. Ved å gjøre dette kan ledere se hvilke aktivitetsdrivere som må reduseres for å krympe en tilsvarende mengde overheadkostnader. For eksempel, hvis kostnaden for en enkelt innkjøpsordre er $ 100, kan ledere fokusere på å la produksjonssystemet automatisk plassere innkjøpsordrer, eller å bruke anskaffelseskort som en måte å unngå innkjøpsordrer. Enten løsningen resulterer i færre innkjøpsordrer og dermed lavere innkjøpsavdelingskostnader.
Bruk av aktivitetsbasert kalkulering
Den grunnleggende fordelen med å bruke et ABC-system er å bestemme mer nøyaktig hvordan overhead brukes. Når du har et ABC-system, kan du få bedre informasjon om følgende problemer:
Aktivitetskostnader . ABC er designet for å spore kostnadene ved aktiviteter, slik at du kan bruke den til å se om aktivitetskostnadene er i tråd med bransjestandarder. Hvis ikke, er ABC et utmerket tilbakemeldingsverktøy for å måle de løpende kostnadene for spesifikke tjenester, ettersom ledelsen fokuserer på kostnadsreduksjon.
Kundens lønnsomhet . Selv om de fleste av kostnadene for enkeltkunder bare er produktkostnader, er det også en overheadkomponent, for eksempel uvanlig høye kundeservicenivåer, produktreturhåndtering og samarbeidende markedsføringsavtaler. Et ABC-system kan sortere gjennom disse tilleggskostnadene og hjelpe deg med å bestemme hvilke kunder som faktisk tjener deg en rimelig fortjeneste. Denne analysen kan føre til at noen ulønnsomme kunder blir avvist, eller at det blir lagt større vekt på de kundene som tjener selskapet sitt største overskudd.
Distribusjonskostnad . Det typiske selskapet bruker en rekke distribusjonskanaler for å selge sine produkter, for eksempel detaljhandel, Internett, distributører og postordrekataloger. Det meste av den strukturelle kostnaden for å opprettholde en distribusjonskanal er overhead, så hvis du kan ta en rimelig beslutning om hvilke distribusjonskanaler som bruker overhead, kan du ta beslutninger om å endre hvordan distribusjonskanaler brukes, eller til og med å slippe ulønnsomme kanaler.
Lag eller kjøp . ABC gir en omfattende oversikt over alle kostnader knyttet til den interne produksjonen av et produkt, slik at du kan se nøyaktig hvilke kostnader som vil bli eliminert hvis en vare blir outsourcet, kontra hvilke kostnader som blir igjen.
Marger . Med riktig overordnet fordeling fra et ABC-system kan du bestemme marginer for forskjellige produkter, produktlinjer og hele datterselskaper. Dette kan være ganske nyttig for å bestemme hvor selskapets ressurser skal posisjoneres for å tjene de største marginene.
Minstepris . Produktprising er egentlig basert på prisen markedet vil bære, men markedssjefen bør vite hva kostnaden for produktet er, for å unngå å selge et produkt som vil miste et selskap penger på hvert salg. ABC er veldig bra for å bestemme hvilke overheadkostnader som skal inkluderes i denne minimumskostnaden, avhengig av omstendighetene produkter blir solgt under.
Produksjonsanleggskostnad . Det er vanligvis ganske enkelt å adskille overheadkostnader på anleggsnivå, slik at du kan sammenligne produksjonskostnadene mellom forskjellige anlegg.
Det er tydelig at det er mange verdifulle bruksområder for informasjonen som tilbys av et ABC-system. Denne informasjonen vil imidlertid bare være tilgjengelig hvis du designer systemet for å gi det spesifikke datasettet som trengs for hver beslutning. Hvis du installerer et generisk ABC-system og deretter bruker det til de ovennevnte beslutningene, kan du oppdage at det ikke gir den informasjonen du trenger. Til syvende og sist bestemmes utformingen av systemet av en kostnads-nytte-analyse av hvilke avgjørelser du vil at den skal bistå med, og om kostnadene for systemet er verdt fordelen med den resulterende informasjonen.
Problemer med aktivitetsbasert kalkulering
Mange selskaper initierer ABC-prosjekter med de beste intensjoner, bare for å se at en veldig høy andel av prosjektene enten mislykkes eller til slutt faller ut av bruk. Det er flere grunner til disse problemene, som er:
Kostnadsvolum . Fordelen med et ABC-system er den høye kvaliteten på informasjonen det produserer, men dette koster kostnadene ved å bruke et stort antall kostnadsbassenger - og jo flere kostnadsbassenger det er, jo større er kostnadene for å administrere systemet. For å redusere disse kostnadene, kjør en løpende analyse av kostnadene for å opprettholde hver kostnadsgruppe, sammenlignet med nytten av den resulterende informasjonen. Hvis du gjør det, bør du holde antall kostnadsbassenger nede i håndterbare proporsjoner.
Installasjonstid . ABC-systemer er kjent vanskelig å installere, med flerårige installasjoner som normen når et selskap prøver å installere det på tvers av alle produktlinjer og fasiliteter. For så omfattende installasjoner er det vanskelig å opprettholde et høyt nivå av ledelse og budsjettstøtte ettersom månedene løper uten at installasjonen er fullført. Suksessraten er mye høyere for mindre, mer målrettede ABC-installasjoner.
Datakilder for flere avdelinger . Et ABC-system kan kreve datainngang fra flere avdelinger, og hver av disse avdelingene kan ha større prioriteringer enn ABC-systemet. Dermed jo større antall avdelinger som er involvert i systemet, jo større er risikoen for at datainngang mislykkes over tid. Dette problemet kan unngås ved å utforme systemet slik at det bare trenger informasjon fra de mest støttende lederne.
Prosjektgrunnlag . Mange ABC-prosjekter er autorisert på prosjektbasis, slik at informasjon bare samles inn en gang; informasjonen er nyttig for selskapets nåværende operasjonelle situasjon, og den avtar gradvis når den operative strukturen endres over tid. Ledelsen godkjenner kanskje ikke finansiering av flere ABC-prosjekter senere, så ABC har en tendens til å bli "gjort" en gang og deretter kastet. For å avhjelpe dette problemet, bygg så mye av ABC-datainnsamlingsstrukturen i det eksisterende regnskapssystemet, slik at kostnadene for disse prosjektene blir redusert; til en lavere pris, er det mer sannsynlig at ytterligere ABC-prosjekter vil bli godkjent i fremtiden.
Rapportering av ubrukt tid . Når et selskap ber sine ansatte rapportere om tiden som brukes på forskjellige aktiviteter, har de en sterk tendens til å sørge for at de rapporterte beløpene tilsvarer 100% av tiden. Imidlertid er det mye slapp tid på noens arbeidsdag som kan innebære pauser, administrative møter, spill på Internett og så videre. Ansatte maskerer vanligvis disse aktivitetene ved å fordele mer tid til andre aktiviteter. Disse oppblåste tallene representerer feilfordeling av kostnadene i ABC-systemet, noen ganger med ganske store beløp.
Separat datasett . Et ABC-system kan sjelden konstrueres for å hente all informasjonen det trenger direkte fra hovedboken. I stedet krever det en egen database som henter inn informasjon fra flere kilder, hvorav bare en er eksisterende hovedbokskontoer. Det kan være ganske vanskelig å opprettholde denne ekstra databasen, siden det krever betydelig ekstra tid for personalet som det kanskje ikke er et tilstrekkelig budsjett for. Den beste løsningen er å utforme systemet slik at det krever minst mulig tilleggsinformasjon enn det som allerede er tilgjengelig i hovedboken.
Målrettet bruk . Fordelene med ABC er tydeligst når det er vanskelig å oppdage kostnadsregnskapsinformasjon på grunn av tilstedeværelsen av flere produktlinjer, maskiner som brukes til produksjon av mange produkter, mange maskinoppsett og så videre - med andre ord i kompleks produksjon miljøer. Hvis et selskap ikke opererer i et slikt miljø, kan det bruke mye penger på en ABC-installasjon, bare for å oppdage at den resulterende informasjonen ikke er for verdifull.
Det brede spekteret av spørsmål som er nevnt her, bør gjøre det klart at ABC har en tendens til å følge en ujevn vei i mange organisasjoner, med en tendens til at bruken av den vil avta over tid. Av forslagene til problemreduksjon som er nevnt her, er nøkkelpunktet å konstruere et svært målrettet ABC-system som produserer mest kritisk informasjon til en rimelig pris. Hvis systemet slår rot i selskapet ditt, bør du vurdere en gradvis utvidelse, der du bare utvider deg ytterligere hvis det er en klar og påviselig fordel ved å gjøre det. Det verste du kan gjøre er å installere et stort og omfattende ABC-system, siden det er dyrt, møter mest motstand og er mest sannsynlig å mislykkes på lang sikt.
Lignende vilkår
Aktivitetsbasert kalkulering er også kjent som abc-kalkulering, abc-metoden og abc-kalkuleringsmetoden.
