Kontant- og kortkontoen er en konto i hovedboken. Kontoen lagrer beløpet som den faktiske avsluttende kontantsaldoen skiller seg fra begynnelsen av bokført kontantbeholdning, pluss eller minus eventuelle registrerte kontanttransaksjoner i perioden.
Den primære bruken av kontanter og korte kontoer er i kontantintensive detaljhandels- eller bankmiljøer, samt for håndtering av småpenger. I disse tilfellene bør kontantavvik lagres på en enkelt, lett tilgjengelig konto. Denne informasjonen blir deretter brukt til å spore opp hvorfor kontantnivåer varierer fra forventningene, og for å eliminere disse situasjonene gjennom bruk av bedre prosedyrer, kontroller og opplæring av ansatte. Dermed blir kontoen brukt som grunnlag for en detektivkontroll.
Cash over- og short-kontoen er et utmerket verktøy for å spore opp svindelsituasjoner, spesielt når det spores på underkontonivå for spesifikke kassaapparater, småkasser og så videre. En undersøkelse av kontoen på dette detaljnivået kan vise et kontinuerlig mønster av lavnivå kontantstyveri, som ledelsen kan reagere på. For eksempel kan svindelsituasjoner spores tilbake til de personene som er direkte ansvarlige for et kassaapparat eller en liten kassa.
Kontant over- og kortkontoen er en utgiftskonto, og blir derfor samlet til linjeposten "andre utgifter" i resultatregnskapet. Saldoen på kontoen har en tendens til å være ganske liten. En større saldo på kontoen vil mer sannsynlig utløse en etterforskning, mens det kanskje ikke er kostnadseffektivt å undersøke en liten saldo.
Som et eksempel på hvordan kontant- og kortkontoen fungerer, foretar en kontroller en månedlig gjennomgang av en småboks som skal inneholde en standard kontantsaldo på $ 200. Han finner ut at boksen inneholder $ 45 i kontanter og $ 135 i kvitteringer, som til sammen bare er $ 180. Derfor mangler $ 20 i kontanter. Dette kontantunderskuddet blir registrert som en debet til kontant over- og kortkonto (som er en kostnad) og en kreditt til små kontanter eller kontantkontoer (som er en reduksjon av aktiva).
Alternativt, hvis det hadde vært for mye kontanter i småpengerboksen (en sjelden tilstand!), Ville oppføringen bli reversert, med debet til kontanter og en kreditt til kontanter og kortkonto.
