En kupong er et internt dokument som beskriver og autoriserer betaling av et ansvar til en leverandør. Det brukes oftest i et manuelt betalingssystem, der det er en del av kontrollsystemet. Et bilag inneholder vanligvis følgende informasjon:
Identifikasjonsnummeret til leverandøren
Beløpet som skal betales
Datoen da betaling skal gjøres
Kontoer som skal belastes for å registrere forpliktelsen
Eventuelle gjeldende vilkår for rabatt på tidlig betaling
En godkjenningssignatur eller stempel
Kuponginformasjon kan samles i en pakke, der det grunnleggende kupongdokumentet er vedlagt leverandørfakturaen, bevis for mottakelse og innkjøpsordre. Denne pakken er nyttig for å oppbevare relaterte dokumenter på ett sted, og gjør det lettere å både rettferdiggjøre og revidere gjeldstransaksjoner.
Det opprettes et bilag etter mottak av faktura fra leverandør. Det er stemplet "betalt" når en sjekk eller elektronisk betaling foretas til en leverandør, og arkiveres deretter sammen med eventuelle støttedokumenter.
Hvis kuponger brukes til alle gjeldene, kan totalene deres summeres for å bestemme det totale beløpet på utestående leverandørgjeld. Denne funksjonen er ikke nødvendig i et datastyrt system, der den eldre gjeldsrapporten brukes i stedet.
Et kupong opprettes ikke når en forpliktelse bare er påløpt (som er i fravær av en leverandørfaktura). Kuponger brukes heller ikke i lønnsprosessen.
