Bokføring er når saldoen i underleverandører og hovedjournalen flyttes til hovedboken. Bokføring overfører bare den totale saldoen i en underboks til hovedboken, ikke de enkelte transaksjonene i underboken. En regnskapssjef kan velge å delta i innleggelse relativt sjelden, for eksempel en gang i måneden, eller kanskje så ofte som en gang om dagen.
Underleverandører brukes bare når det er et stort volum av transaksjonsaktivitet i et bestemt regnskapsområde, for eksempel varelager, leverandørgjeld eller salg. Dermed gjelder innlegg bare disse situasjonene med større volum. For transaksjonsituasjoner med lite volum, føres direkte inn i hovedboken, så det er ingen underleverandører og derfor ikke behov for bokføring.
For eksempel utsteder ABC International 20 fakturaer til sine kunder i løpet av en ukesperiode, hvor totalene i salgsledger er for salg på $ 300.000. ABCs kontroller oppretter en postering for å flytte summen av dette salget til hovedboken med $ 300 000 debet til kontofordringskontoen og en $ 300 000 kreditt til inntektskontoen.
Bokføring brukes også når et morselskap vedlikeholder separate sett med bøker for hvert av dets datterselskaper. I dette tilfellet er regnskapspostene for hvert datterselskap i det vesentlige de samme som underleverandører, så kontosummiene fra datterselskapene blir bokført i morselskapets. Dette kan også håndteres på et eget regneark gjennom en manuell konsolideringsprosess.
Bokføring er eliminert i noen regnskapssystemer, der underleverandører ikke brukes. I stedet lagres all informasjon direkte i kontoene som er oppført i hovedboken.
Når bokføring er ansatt, må noen som forsker på informasjon i hovedboken "detaljere" fra kontosummiene som er bokført i de relevante hovedbokskontoene, og søke i de detaljerte postene som er oppført i de aktuelle underleverandørene. Dette kan medføre en betydelig mengde ekstra forskningsarbeid.
Fra perspektivet til å lukke bøkene, er bokføring et av de viktigste prosedyretrinnene som kreves før regnskap kan opprettes. I denne prosessen må alle justeringsoppføringer til de forskjellige underleverandørene og journalen gjøres, hvoretter innholdet blir lagt ut i hovedboken. Det er vanlig på dette punktet å sette et lock-out-flagg i regnskapsprogramvaren, slik at det ikke kan gjøres ytterligere endringer i underleverandørene og tidsskriftene i løpet av regnskapsperioden. Tilgang til underleverandørene og tidsskriftene åpnes deretter for neste regnskapsperiode.
Hvis bokføring ved et uhell ikke skjer som en del av avslutningsprosessen, vil totalene i hovedboken ikke være nøyaktige, og heller ikke regnskapet som er samlet fra hovedboken.
