Tjenestebasert kalkulering brukes når et servicesenter i en organisasjon belaster sine tjenester til andre deler av virksomheten. Servicegebyret knyttet til denne aktiviteten bør være basert på minst de direkte kostnadene knyttet til å tilby tjenester. Avgiften kan også øke til et mer avrundet konsept med kostnad, der en overheadavgift og til og med et overskudd legges til servicegebyret. Eksempler på servicesentre som kan bruke tjenestebasert kostnad er informasjonsteknologi (IT), vaktmestertjenester og vedlikehold av fasiliteter.
Ved å bruke tjenestebasert kostnad kan "klient" -avdelinger bestemme volumet og kvaliteten på tjenestene de ønsker å motta, basert på budsjettert pris. Alternativt kan de bestemme seg for å lete andre steder for å skaffe tjenester til en lavere pris. Dette har den effekten at prispresset på serviceavdelingen settes ned, som nå må konkurrere med prisene som tilbys av eksterne tjenesteleverandører.
Når det blir utsatt for konkurranse utenfor, er det mer sannsynlig at et servicesenter vurderer kostnadsstrukturen på nytt. For eksempel kan et IT-servicesenter være mer tilbøyelig til å bytte fra eldre datasystemer og mot programvare eller en skybasert løsning.
I noen tilfeller kan lederen for et servicesenter innse at det er umulig å konkurrere med en ekstern leverandør av samme tjeneste, og til og med godtar frivillig å outsource avdelingen. En mer sannsynlig omstendighet er at lederen kontinuerlig vil sammenligne interne til eksterne kostnader for å sikre at hans eller hennes avdeling forblir konkurransedyktig. Et annet mulig utfall er at et servicesenter leverer sine tjenester utenfor selskapet, til tredjeparter.
En advarsel når du bruker tjenestebasert kostnad er at en ekstern leverandør kan senke prisene tilstrekkelig til at en intern serviceavdeling blir oppløst, hvoretter leverandøren øker prisene når det ikke lenger er noen intern konkurranse.
Denne tilnærmingen vil skape mer arbeid for regnskapsavdelingen, som må inngå i regnskapssystemet alle kostnader som faktureres mellom avdelingene.
