Når det er mulig, prøv å ekskludere ansatte fra tidssporingssystemet. Opprett i stedet en standard mengde arbeidstimer, og la dem bare registrere jobbet sin tid hvis det varierer fra det forhåndsbestemte beløpet. Dette er tidssporing unntaksvis, og fungerer bra for mange stillinger der ansatte engasjerer seg i hovedsak de samme aktivitetene hver dag, og i samme periode. Tidssporing unntaksvis er en utmerket løsning når ansatte ikke ser behovet for kontinuerlig å sende inn tidsrapporter som dokumenterer de samme aktivitetene; i denne situasjonen er det mye mindre sannsynlig at ansatte sender timene sine i tide, så lønnspersonalet må bruke ekstra tid på å minne dem om å gjøre det.
En annen form for utestenging av arbeidstakere er å bytte ansatte fra å bli betalt på timebasis til å få lønn. Ved å gjøre det eliminerer du behovet for å spore tiden deres i det hele tatt, i det minste med det formål å beregne lønnen deres. Imidlertid, hvis en ansatt er lønnet, men tiden blir fakturert til kundene (slik det er tilfellet for en konsulent), må du likevel spore tiden hans; i denne situasjonen, gjør det ingen forskjell om personen blir klassifisert som time eller lønn, siden du fortsatt må spore tiden hans.
Å konvertere en ansatt til lønnet status vil sannsynligvis bare gjelde for en veldig liten andel av de ansatte, siden denne statusen er underlagt føderale regler. De viktigste retningslinjene for å utpeke en person som kvalifisert for lønn er som følger:
Administrativt . De som har ansvaret for en administrativ avdeling, selv om de ikke har tilsyn med noen, og noen som bistår ledelsen med langsiktige strategibeslutninger.
Executive . De som administrerer mer enn 50% av tiden og fører tilsyn med minst to ansatte.
Profesjonell . De som bruker minst 50% av tiden sin på oppgaver som krever kunnskap oppnådd gjennom en fireårig høyskoleutdanning (inkludert systemanalyse, design og programmering på datasystemer, selv om en fireårig grad ikke ble oppnådd). Stillingen må også muliggjøre fortsatt uavhengig beslutningstaking og minimalt tett tilsyn.
Selv om du har identifisert en ansatt som potensielt konvertibel fra en time til en lønnet stilling, kan den ansatte oppfatte dette som et forsøk på å nekte ham overtidsbetaling. I så fall må du kanskje tilby en høyere lønn for å lindre arbeidstakeren, noe som kan være en tilstrekkelig stor lønnsheving for å nekte en mulig effektivitetsforbedring fra å ikke lenger spore personens arbeidstimer. Derfor er det et interessant begrep å konvertere ansatte fra timelønn til lønn, men kan bare brukes i et mindretall av situasjoner.
