Regnskapsføringen for lønn inkluderer alle aspekter ved beregning og utbetaling av kompensasjon til ansatte, inkludert utbetaling av forskuddstrekk til tredjepart. Resultatet av denne prosessen er dokumentasjon av utgiftene forbundet med alle typer kompensasjoner, samt betalt betaling til ansatte. Selv om noen systemer som inneholder mer eller mindre automatisering ikke inkluderer alle disse trinnene, vil følgende prosessflyt gjelde for de fleste lønnssystemer:
Sett opp nye ansatte . Få nye ansatte til å fylle ut lønnsspesifikk informasjon som en del av ansettelsesprosessen, for eksempel W-4-skjemaet og medisinske forsikringsskjemaer som kan kreve lønnstrekk. Sett av kopier av denne informasjonen for å inkludere den i neste lønn.
Samle informasjon om tidskort . Lønnede ansatte krever ingen endring i lønn betalt for hver lønn, men du må samle inn og oppsummere informasjon om arbeidstiden til ikke-fritatte ansatte. Dette kan innebære at ansatte skanner et merke gjennom en datastyrt klokke.
Bekreft informasjon om tidskort . Oppsummer lønnsinformasjonen som nettopp er samlet inn, og få veiledere til å kontrollere at ansatte har registrert tiden sin riktig.
Oppsummer forfallne lønn . Multipliser antall arbeidstimer med lønnssatsen for hver ansatt, og ta også med i overtid eller skiftdifferensier.
Angi endringer hos ansatte . Ansatte kan be om å få foretatt endringer i lønnsslippene sine, vanligvis i tilbakeholdte skatter eller pensjonsbeløp. Det kan hende du må registrere mye av dette før du beregner skatt, siden det påvirker lønnsbeløpet som skatt pålegges.
Beregn skatt . Bruk IRS skattetabeller for å bestemme hvor mye skatt som skal holdes tilbake fra ansattes bruttolønn.
Beregn lønnsfradrag . Det kan være en rekke tilleggsfradrag å ta bort fra ansattes nettoinntekt, inkludert fradrag for medisinsk forsikring, livsforsikring, pynt og fagforeningsavgift. Du må også spore målbeløpene for disse fradragene, slik at du slutter å trekke når målsummene er nådd.
Trekk av manuelle innbetalinger . Hvis manuelle innbetalinger allerede er utført til ansatte, for eksempel forskudd, trekker du beløpene fra gjenværende nettolønn.
Lag et lønnsregister . Oppsummer lønns- og trekkinformasjonen for hver ansatt i et lønnsregister, som du deretter kan oppsummere for også å opprette en journaloppføring for å registrere lønnen. Dette dokumentet opprettes automatisk av alle lønnsprogramvarepakker.
Skriv ut lønnsslipp . Skriv ut lønn til ansatte ved hjelp av informasjonen i lønnsregisteret. Du spesifiserer normalt bruttolønn, fradrag og nettolønn i et remitteringsråd som følger med lønnsslipp.
Betal med direkte innskudd . Gi beskjed til prosessoren for direkte innskudd om beløpet for direkte innskuddsbetalinger, og gi råd om overføring til ansatte for disse betalingene.
Utsted lønnsslipp . Be en betalingsansvarlig utstede lønnsslipp til ansatte, som krever ansattes identifikasjon hvis det er et stort antall ansatte.
Innskudd tilbakeholdt skatt . Sett inn alle tilbakeholdte lønnsskatter og arbeidsgivermatchede skatter i en bank som er autorisert til å håndtere disse transaksjonene.
Lønnsdagbokoppføringer
Den primære journalposten for lønn er oppsummeringen på sammendragsnivå som er samlet fra lønnsregisteret, og som er registrert i enten lønnsjournalen eller hovedboken. Denne oppføringen inkluderer vanligvis debet for direkte lønnskostnad, lønn og selskapets andel av lønnsskatt. Det vil også være kreditter til et antall kontoer, som hver beskriver ansvaret for lønnskatt som ikke er betalt, samt for mengden kontanter som allerede er utbetalt til ansatte for nettolønnen. Den grunnleggende oppføringen (forutsatt at fordringene ikke fordeles på den enkelte avdeling) er:
